Schlüssel für Fachschaftsräume: Unterschied zwischen den Versionen

Aus Fachschaft Informatik
(Nach Beschluss vom FSTreffen 21.11.)
(Schlüsselpolicy (wie auf dem Fachschaftstreffen besprochen) angepasst)
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== Allgemeines ==
== Allgemeines ==


Für die Büroräume der Fachschaft ("vorn" Raum 3.102, "hinten" Raum 3.103) stehen 13 Schlüssel zur Verfügung. Diese Schlüssel können aktiven Fachschaftlern zur Verfügung gestellt werden. Es sollte darauf aufmerksam gemacht werden, dass die Räume primär als Büro genutzt werden und dort Dokumente lagern, die für Gremienarbeit relevant ist. Die Schlüssel sollten also überwiegend an in Gremien Aktive ausgegeben werden.
Für die Büroräume der Fachschaft ("vorn" Raum 3.102, "hinten" Raum 3.103) sollen maximal 20 Zugangsberechtigungen zur Verfügung gestellt werden. Diese Zugangsberechtigungen können aktiven Fachschaftlern zur Verfügung gestellt werden. Es sollte darauf aufmerksam gemacht werden, dass die Räume primär als Büro genutzt werden und dort unter anderem Dokumente lagern, die für die Fachschaft relevant sind.
Zwei der 20 Zugangsberechtigungen sollten für Finanzer:innen vorbehalten werden. Gremienmenschen sollten bei der Vergabe der Berechtigungen Vorrang erhalten.

Für Studienberater und Finanzverantwortliche sollten Schlüssel vorbehalten werden. Bis zu drei Schlüssel können an aktive Fachschaftler ohne Sitz in Gremien ausgegeben werden.


== Ausgabe der Schlüssel ==
== Ausgabe der Schlüssel ==
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=== Voraussetzungen ===
=== Voraussetzungen ===


Alle Punkte müssen erfüllt sein, solange es kein Alternativ-Fall ist
* Sitz in einem Gremium am Institut
* aktiv in der FSIni
** die Arbeit sollte Lagerung von Dokumenten oder ein Büro erfordern
* aktiv in der FSI
** seit mindestens einem Semester aktiv in der FSIni
** z.B. Mithilfe bei Veranstaltungen
** z.B. Mithilfe bei Veranstaltungen
** regelmäßig anwesend
** regelmäßig anwesend
* eingeschrieben als Studi an der HU für Informatik
** als studierende Person an der HU zu Berlin eingeschrieben ist
** Teil der Fachschaft Informatik
** Alternativ: Mitgliedschaft in ständigen Gremien des Informatik-Instituts oder ein ständiges Gremium der MNF
** Alternativ: Wichtiger Grund, weshalb man Zugang zu den Räumen braucht (Einzelfallentscheidungen z.B. Finanzer:innen, studentische Studienfachberatung/PMP-Koordination der Informatik, Leitung von Fachschafts-AKs oder Fachschaftsevents (z.B. FS-Fahrt, Spieleabend, ESE))


=== Verfahren ===
=== Verfahren ===


* die beantragende Person beschäftigt sich mit der Policy
<!-- Um einen Schlüssel für die Büroräume der Fachschaft zu erhalten, müssen
⚫
* vor der Abstimmung muss geprüft werden, ob Voraussetzungen erfüllt sind
oben genannte Voraussetzungen durch den/die Antragssteller/in erfüllt sein. -->
⚫
* Freischaltung bei der RBG mit einem Schlüsselkartenkind zusammen
⚫
* vor Schlüsselübergabe muss geprüft werden, ob Voraussetzungen erfüllt sind
* vorher Belehrung über die Policy durch das Schlüsselkartenkind, welches mit zur RBG geht
⚫
* Schlüsselübergabe bei der RBG mit einem Schlüsselkind zusammen
⚫
* Erhalt der Zugangsberechtigung ist implizites Einverständnis zur Policy
** vorher Belehrung über Policy
* nach Abstimmung Übersicht im hinteren Fachschaftsbüro über dem Tisch aktualisieren
⚫
** Unterschrift ist implizites Einverständnis zur Policy
** nach Schlüsselerhalt Übersicht aktualisieren
<!-- TODO: Schlüsselrückgabe -->


==== Gültigkeit ====
=== Gültigkeit ===
Der Beschluss zur Überlassung eines Schlüssels verliert seine Gültigkeit zum dritten Fachschaftstreffen im Sommersemester.


Die Fachschaft überprüft einmal im Semester (vorzugsweise das dritte Fachschaftstreffen) alle bestehenden Zugangsberechtigungen. Auf diesem Treffen soll entschieden werden, welche Personen ihre Zugangsberechtigung nicht mehr benötigen. Diese werden anschließend kontaktiert und haben mit der Frist von 2 Wochen Zeit Einspruch zu erheben und zu verteidigen.
An diesem Treffen sollten alle Schlüsselbesitzer/innen anwesend sein, bzw. sich mit Begründung abmelden. Die Überlassung des Schlüssels muss erneut personenbezogen abgestimmt werden. Die Verlängerung ist von der/dem Schlüsselbesitzer/in zu begründen.


Verliert eine Person die Zugangsberechtigung, wird dieses der RBG mitgeteilt und nach einer Bestätigung durch die RBG die Liste der Schlüsselkinder im Fachschaftsbüro aktualisiert.
Fernbleiben führt zum Entzug der Berechtigung einen Schlüssel zu behalten. Dies wird bei Frau Lindner gemeldet und die betroffene Person sollte den Schlüssel zeitnah zurück geben.


Die Zugangsberechtigung ist allgemein nur möglich für eingeschriebene Studierende der HU für Informatik
Änderungen an dem Termin zur Erneuerung der Gültigkeit sind den Schlüsselbesitzer/innen rechtzeitig und mit Begründung zu unterbreiten.


⚫
=== Antrag ===
Sollte der Schlüssel schon vorher nicht mehr benötigt werden, ist er wieder abzugeben.


⚫
# Bedarf ist mindestens 24h vor einem ordentlichen Fachschaftstreffen über die TOP-Liste anzumelden
⚫
==== Antrag ====
⚫
# Bei diesem ordentlichen Treffen Bedarf begründen

⚫
# Bedarf ist vor einem Fachschaftstreffen anzumelden
⚫
# Beim Treffen Bedarf begründen
# Begründung wird mit Richtlinien abgeglichen/diskutiert
# Begründung wird mit Richtlinien abgeglichen/diskutiert
# Anwesende stimmen über Überlassung eines Schlüssels ab
# Anwesende stimmen über die Zugangsberechtigung ab
# Bei Zustimmung sollten Kontaktinformationen vorgelegt werden


== Leitfaden für Leute mit Schlüssel ==
== Leitfaden für Leute mit Schlüssel ==
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*** es wird vorgezogen, dass sie trotzdem zu bleibt
*** es wird vorgezogen, dass sie trotzdem zu bleibt
*** die Person, die aufgeschlossen hat, muss Tür im Blick haben
*** die Person, die aufgeschlossen hat, muss Tür im Blick haben
*** solange ein zum Aufpassen bereitwilliges Schlüsselkartenkind die Bürotür nicht im Blick hat, bleibt die Tür verschlossen
*** aufgeschlossene vordere Tür muss auch offen stehen, wenn man nicht gerade im Raum ist
⚫
* hintere Tür muss verschlossen sein, wenn man nicht im hinteren Raum ist
**** (letzter Unterpunkt bedeutet nicht, dass die Tür offenstehen MUSS, wenn die Person, die aufgeschlossen hat z.B auf der Toilette ist. Das bedeutet im Verbund (!) mit den übergeordneten Punkt ("vordere Tür zum FS Raum kann offen bleiben"), dass wenn die Tür aufgeschlossen ist, auch offen stehen soll, es sei denn, man sitzt im Büro. Ziel daran ist, dass man nicht vergisst, abzuschließen, was eben passieren kann, wenn die Tür zwar aufgeschlossen ist, aber nicht offen steht.)
⚫
** wenn im ersten Raum keiner ist und man im hinteren Raum ist, dann soll die Tür des hinteren Raums offen bleiben

⚫
* Beschriftung von Getränken/Speisen mit dem Verwendungszweck ist erforderlich
⚫
** hintere Tür muss verschlossen sein, wenn man nicht im hinteren Raum ist
⚫
*** wenn im ersten Raum keiner ist und man im hinteren Raum ist, dann soll die Tür des hinteren Raums offen bleiben
⚫
* Beschriftung von Getränken/Speisen nicht nötig, nichts ist FFA
* bei Ausgabe von Irgendwas: immer mitgehen
* bei Ausgabe von Irgendwas: immer mitgehen
* bei Großevents (wie z.B. Weihnachtsfeier) gegenseitig erinnern Türen abgeschlossen zu halten
* bei Großevents (wie z.B. Weihnachtsfeier) gegenseitig erinnern Türen abgeschlossen zu halten
* immer zwei mal abschließen
* immer zwei mal abschließen
* vorm Verlassen der Fachschaft prüfen, ob Türen und Fenster verschlossen sind (auch wenn man nicht aufgeschlossen hat)
* vorm Verlassen der Fachschaft prüfen, ob Türen und Fenster verschlossen, Lichter in den Fachschaftsräumen, den Flur und den Toiletten aus und Heizungen aus sind (auch wenn man nicht aufgeschlossen hat)
* nach Ablauf der Gültigkeit ist der Schlüssel unverzüglich und ohne Aufforderung abzugeben bzw. die Berechtigung zu verlängern
* die Büros sollten ordentlich gehalten werden
* die Büros sollten ordentlich gehalten werden
** nicht zur (dauerhaften) Lagerung privater Gegenstände zu nutzen
** nicht zur (dauerhaften) Lagerung privater Gegenstände nutzen
* Nachrichten an die angegebenen Kontaktdaten müssen stets gelesen werden
** dafür sollten die Kontaktdaten aktuell gehalten werden
* gegenseitigen Policy-Hinweisen sind nachzukommen
* gegenseitigen Policy-Hinweisen sind nachzukommen
* der Verlust der Schlüsselkarte ist umgehend der RBG sowie der Fachschaft zu melden
* die Zustimmung zum Besitz eines Schlüssels kann auf dem FS-Treffen entzogen werden
* die Zustimmung der Zugangsberechtigung kann auf dem FS-Treffen entzogen werden
** dies erfordert dringende Begründung, wie z.B.
** dies erfordert dringende Begründung, wie z.B.
*** keine weiteren Schlüssel vorhanden und jemand hat dringenderen Bedarf
*** die maximale Anzahl an Zugangsberechtigungen ist ausgeschöpft und jemand anderes hat dringenderen Bedarf
*** Verstoß gegen Richtlinien
*** Verstoß gegen Policy
*** wiederholtes Ignorieren von Aufforderungen
*** wiederholtes Ignorieren von Nachrichten (sofern Antwort erforderlich war)
** bei vorzeitigem Entzug der Berechtigung ist der Schlüssel unverzüglich wieder abzugeben
* Post ist zu bearbeiten
* Post ist zu bearbeiten
** aus dem Briefkasten holen und auch aufmachen, lesen, verteilen
** aus dem Briefkasten im Fachschaftsflur holen und auch aufmachen, lesen, verteilen
** sowie bei dem zuständigen Sekreteriat abholen
* nachgucken, ob die Policy aushängt und aktuell ist
* bei Bedarf die Glaskästen/die Brandschutztür aufschließen
* auf Ordnung in allen Räumen, die die Fachschaft nutzt, hinweisen
* auf Ordnung in allen Räumen, die die Fachschaft nutzt, hinweisen
* die Büros zur Verfügung stellen, wenn sie für Fachschaftsarbeit gebraucht werden
* die Büros zur Verfügung stellen, wenn sie für Fachschaftsarbeit gebraucht werden

* wenn eine längere Abwesenheit (z.B. Auslandssemester) absehbar ist, den Schlüssel vorher zurückgeben
Stand: Dezember 2023

Version vom 6. Dezember 2023, 18:25 Uhr

Allgemeines

Für die Büroräume der Fachschaft ("vorn" Raum 3.102, "hinten" Raum 3.103) sollen maximal 20 Zugangsberechtigungen zur Verfügung gestellt werden. Diese Zugangsberechtigungen können aktiven Fachschaftlern zur Verfügung gestellt werden. Es sollte darauf aufmerksam gemacht werden, dass die Räume primär als Büro genutzt werden und dort unter anderem Dokumente lagern, die für die Fachschaft relevant sind. Zwei der 20 Zugangsberechtigungen sollten für Finanzer:innen vorbehalten werden. Gremienmenschen sollten bei der Vergabe der Berechtigungen Vorrang erhalten.

Ausgabe der Schlüssel

Voraussetzungen

Alle Punkte müssen erfüllt sein, solange es kein Alternativ-Fall ist

  • aktiv in der FSIni
    • seit mindestens einem Semester aktiv in der FSIni
    • z.B. Mithilfe bei Veranstaltungen
    • regelmäßig anwesend
    • als studierende Person an der HU zu Berlin eingeschrieben ist
    • Teil der Fachschaft Informatik
    • Alternativ: Mitgliedschaft in ständigen Gremien des Informatik-Instituts oder ein ständiges Gremium der MNF
    • Alternativ: Wichtiger Grund, weshalb man Zugang zu den Räumen braucht (Einzelfallentscheidungen z.B. Finanzer:innen, studentische Studienfachberatung/PMP-Koordination der Informatik, Leitung von Fachschafts-AKs oder Fachschaftsevents (z.B. FS-Fahrt, Spieleabend, ESE))

Verfahren

  • die beantragende Person beschäftigt sich mit der Policy
  • vor der Abstimmung muss geprüft werden, ob Voraussetzungen erfüllt sind
  • Freischaltung bei der RBG mit einem Schlüsselkartenkind zusammen
  • vorher Belehrung über die Policy durch das Schlüsselkartenkind, welches mit zur RBG geht
  • Erhalt der Zugangsberechtigung ist implizites Einverständnis zur Policy
  • nach Abstimmung Übersicht im hinteren Fachschaftsbüro über dem Tisch aktualisieren

Gültigkeit

Die Fachschaft überprüft einmal im Semester (vorzugsweise das dritte Fachschaftstreffen) alle bestehenden Zugangsberechtigungen. Auf diesem Treffen soll entschieden werden, welche Personen ihre Zugangsberechtigung nicht mehr benötigen. Diese werden anschließend kontaktiert und haben mit der Frist von 2 Wochen Zeit Einspruch zu erheben und zu verteidigen.

Verliert eine Person die Zugangsberechtigung, wird dieses der RBG mitgeteilt und nach einer Bestätigung durch die RBG die Liste der Schlüsselkinder im Fachschaftsbüro aktualisiert.

Die Zugangsberechtigung ist allgemein nur möglich für eingeschriebene Studierende der HU für Informatik

Antrag

  1. Bedarf ist mindestens 24h vor einem ordentlichen Fachschaftstreffen über die TOP-Liste anzumelden
  2. Bei diesem ordentlichen Treffen Bedarf begründen
  3. Begründung wird mit Richtlinien abgeglichen/diskutiert
  4. Anwesende stimmen über die Zugangsberechtigung ab

Leitfaden für Leute mit Schlüssel

  • Türen sollten immer verschlossen gehalten werden
    • vordere Tür zum FS Raum kann offen bleiben
      • es wird vorgezogen, dass sie trotzdem zu bleibt
      • die Person, die aufgeschlossen hat, muss Tür im Blick haben
      • solange ein zum Aufpassen bereitwilliges Schlüsselkartenkind die Bürotür nicht im Blick hat, bleibt die Tür verschlossen
  • hintere Tür muss verschlossen sein, wenn man nicht im hinteren Raum ist
    • wenn im ersten Raum keiner ist und man im hinteren Raum ist, dann soll die Tür des hinteren Raums offen bleiben
  • Beschriftung von Getränken/Speisen mit dem Verwendungszweck ist erforderlich
  • bei Ausgabe von Irgendwas: immer mitgehen
  • bei Großevents (wie z.B. Weihnachtsfeier) gegenseitig erinnern Türen abgeschlossen zu halten
  • immer zwei mal abschließen
  • vorm Verlassen der Fachschaft prüfen, ob Türen und Fenster verschlossen, Lichter in den Fachschaftsräumen, den Flur und den Toiletten aus und Heizungen aus sind (auch wenn man nicht aufgeschlossen hat)
  • die Büros sollten ordentlich gehalten werden
    • nicht zur (dauerhaften) Lagerung privater Gegenstände nutzen
  • gegenseitigen Policy-Hinweisen sind nachzukommen
  • der Verlust der Schlüsselkarte ist umgehend der RBG sowie der Fachschaft zu melden
  • die Zustimmung der Zugangsberechtigung kann auf dem FS-Treffen entzogen werden
    • dies erfordert dringende Begründung, wie z.B.
      • die maximale Anzahl an Zugangsberechtigungen ist ausgeschöpft und jemand anderes hat dringenderen Bedarf
      • Verstoß gegen Policy
  • Post ist zu bearbeiten
    • aus dem Briefkasten im Fachschaftsflur holen und auch aufmachen, lesen, verteilen
    • sowie bei dem zuständigen Sekreteriat abholen
  • auf Ordnung in allen Räumen, die die Fachschaft nutzt, hinweisen
  • die Büros zur Verfügung stellen, wenn sie für Fachschaftsarbeit gebraucht werden

Stand: Dezember 2023

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