Schlüssel für Fachschaftsräume: Unterschied zwischen den Versionen

Aus Fachschaft Informatik
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== Allgemeines ==
== Allgemeines ==


Für die Büroräume der Fachschaft ("vorn" Raum 3.102, "hinten" Raum 3.103) stehen 13 Schlüssel zur Verfügung. Diese Schlüssel können aktiven Fachschaftlern zur Verfügung gestellt werden. Es sollte darauf aufmerksam gemacht werden, dass die Räume primär als Büro genutzt werden und dort Dokumente lagern, die für Gremienarbeit relevant ist. Die Schlüssel sollten also überwiegend an in Gremien Aktive ausgegeben werden.
Für die Büroräume der Fachschaft (Raum 3.103 ("1. Büro"/"vorne") sowie Raum 3.102 ("2. Büro"/"hinten")) sollen maximal 20 Zugangsberechtigungen zur Verfügung gestellt werden. Diese Zugangsberechtigungen können aktiven Fachschaftlern zur Verfügung gestellt werden. Es sollte darauf aufmerksam gemacht werden, dass die Räume primär als Büro genutzt werden und dort unter anderem Dokumente lagern, die für die Fachschaft relevant sind.
Zwei der 20 Zugangsberechtigungen sollten für Finanzer:innen vorbehalten werden. Gremienmenschen sollten bei der Vergabe der Berechtigungen Vorrang erhalten.

Für Studienberater und Finanzverantwortliche sollten Schlüssel vorbehalten werden. Bis zu drei Schlüssel können an aktive Fachschaftler ohne Sitz in Gremien ausgegeben werden.


== Ausgabe der Schlüssel ==
== Ausgabe der Schlüssel ==
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=== Voraussetzungen ===
=== Voraussetzungen ===


Alle Punkte müssen erfüllt sein, solange es kein Alternativ-Fall ist
* Es ist noch ein Schlüssel vorhanden
* Aktiv in der FSIni
* Sitz in einem Gremium am Institut
** Seit mindestens einem Semester aktiv in der FSIni
** die Arbeit sollte Lagerung von Dokumenten oder ein Büro erfordern
*** z.B. Mithilfe bei Veranstaltungen
* aktiv in der FSI
** Regelmäßig anwesend
** z.B. Mithilfe bei Veranstaltungen
** Als studierende Person an der HU Berlin eingeschrieben
** regelmäßig anwesend
** Teil der Fachschaft Informatik
* eingeschrieben als Student an der HU für Informatik
* Alternativ: Mitgliedschaft in ständigen Gremien des Informatik-Instituts oder ein ständiges Gremium der MNF
* Alternativ: Wichtiger Grund, weshalb man Zugang zu den Räumen braucht (Einzelfallentscheidungen z.B. Finanzer:innen, studentische Studienfachberatung/PMP-Koordination der Informatik, Leitung von Fachschafts-AKs oder Fachschaftsevents (z.B. FS-Fahrt, Spieleabend, ESE))


=== Verfahren ===
=== Verfahren ===


* Die beantragende Person beschäftigt sich mit der Policy
<!-- Um einen Schlüssel für die Büroräume der Fachschaft zu erhalten, müssen
* Vor der Abstimmung muss geprüft werden, ob die oben genannten Voraussetzungen erfüllt sind
oben genannte Voraussetzungen durch den/die Antragssteller/in erfüllt sein. -->
* Freischaltung der Schlüssekarte bei der RBG, zusammen mit einem Schlüsselkartenkind
* vor Schlüsselübergabe muss geprüft werden, ob Voraussetzungen erfüllt sind
* Vorher Belehrung über die Policy durch das Schlüsselkartenkind, welches mit zur RBG geht
* Schlüsselübergabe bei der RBG mit einem Schlüsselkind zusammen
* Erhalt der Zugangsberechtigung ist implizites Einverständnis zur Policy
** vorher Belehrung über Policy
* Nach Abstimmung Schlüsselkartenübersicht im hinteren Fachschaftsbüro über dem Tisch aktualisieren
** Unterschrift ist implizites Einverständnis zur Policy
** nach Schlüsselerhalt Übersicht aktualisieren
<!-- TODO: Schlüsselrückgabe -->


==== Gültigkeit ====
=== Gültigkeit ===
Der Beschluss zur Überlassung eines Schlüssels verliert seine Gültigkeit zum dritten Fachschaftstreffen im Sommersemester.


Die Fachschaft überprüft einmal im Semester (vorzugsweise dem dritten Fachschaftstreffen nach Beginn des Semesters) alle bestehenden Zugangsberechtigungen. Auf diesem Treffen soll entschieden werden, welche Personen ihre Zugangsberechtigung nicht mehr benötigen. Diese werden anschließend kontaktiert und haben mit der Frist von zwei Wochen Zeit, Einspruch zu erheben und ihre Schlüsselberechtigung zu verteidigen.
An diesem Treffen sollten alle Schlüsselbesitzer/innen anwesend sein, bzw. sich mit Begründung abmelden. Die Überlassung des Schlüssels muss erneut personenbezogen abgestimmt werden. Die Verlängerung ist von der/dem Schlüsselbesitzer/in zu begründen.


Verliert eine Person die Zugangsberechtigung, wird dieses der RBG mitgeteilt und nach einer Bestätigung durch die RBG die Liste der Schlüsselkinder im Fachschaftsbüro aktualisiert.
Fernbleiben führt zum Entzug der Berechtigung einen Schlüssel zu behalten. Dies wird bei Frau Lindner gemeldet und die betroffene Person sollte den Schlüssel zeitnah zurück geben.


Die Zugangsberechtigungen werden allgemein nur für eingeschriebene Studierende des Studiengangs Informatik an der HU vergeben.
Änderungen an dem Termin zur Erneuerung der Gültigkeit sind den Schlüsselbesitzer/innen rechtzeitig und mit Begründung zu unterbreiten.


=== Antrag ===
Sollte der Schlüssel schon vorher nicht mehr benötigt werden, ist er wieder abzugeben.


# Der Bedarf ist mindestens 24 Stunden vor einem ordentlichen Fachschaftstreffen über die TOP-Liste anzumelden
==== Antrag ====
# Bei diesem ordentlichen Treffen muss der Antrag gestellt und der Bedarf begründet werden

# Die Begründung wird mit den Richtlinien abgeglichen/diskutiert
# Bedarf ist vor einem Fachschaftstreffen anzumelden
# Die Anwesende stimmen über den Antrag für die Zugangsberechtigung ab
# Beim Treffen Bedarf begründen
# Begründung wird mit Richtlinien abgeglichen/diskutiert
# Anwesende stimmen über Überlassung eines Schlüssels ab
# Bei Zustimmung sollten Kontaktinformationen vorgelegt werden


== Leitfaden für Leute mit Schlüssel ==
== Leitfaden für Leute mit Schlüssel ==


* Türen sollten immer verschlossen gehalten werden
* Türen sollten immer verschlossen gehalten werden
** vordere Tür zum FS Raum kann offen bleiben
** Die vordere Tür zum FS-Raum kann offen bleiben
*** es wird vorgezogen, dass sie trotzdem zu bleibt
*** Es wird vorgezogen, dass sie trotzdem zu bleibt
*** die Person, die aufgeschlossen hat, muss Tür im Blick haben
*** Die Person, die aufgeschlossen hat, muss die Tür im Blick haben
*** Solange ein zum Aufpassen bereitwilliges Schlüsselkartenkind die Bürotür nicht im Blick hat, bleibt die Tür verschlossen
*** aufgeschlossene vordere Tür muss auch offen stehen, wenn man nicht gerade im Raum ist
* Die hintere Tür muss verschlossen sein, wenn man nicht im hinteren Raum ist
**** (letzter Unterpunkt bedeutet nicht, dass die Tür offenstehen MUSS, wenn die Person, die aufgeschlossen hat z.B auf der Toilette ist. Das bedeutet im Verbund (!) mit den übergeordneten Punkt ("vordere Tür zum FS Raum kann offen bleiben"), dass wenn die Tür aufgeschlossen ist, auch offen stehen soll, es sei denn, man sitzt im Büro. Ziel daran ist, dass man nicht vergisst, abzuschließen, was eben passieren kann, wenn die Tür zwar aufgeschlossen ist, aber nicht offen steht.)
** Wenn im vorderen Raum keiner ist und man sich im hinteren Raum aufhält, dann soll die Tür des hinteren Raums offen bleiben

* Beschriftung von Getränken/Speisen mit dem Verwendungszweck ist erforderlich
** hintere Tür muss verschlossen sein, wenn man nicht im hinteren Raum ist
* Bei Ausgabe von Objekten aus den Büros: Immer mitgehen
*** wenn im ersten Raum keiner ist und man im hinteren Raum ist, dann soll die Tür des hinteren Raums offen bleiben
* Bei Großevents (wie z.B. Weihnachtsfeier etc.) gegenseitig daran erinnern, Türen abgeschlossen zu halten
* Beschriftung von Getränken/Speisen nicht nötig, nichts ist FFA
* Bürotüren sind immer zwei mal abzuschließen
* bei Ausgabe von Irgendwas: immer mitgehen
* Vor demm Verlassen der Fachschaft prüfen, ob Türen und Fenster verschlossen, Lichter in den Fachschaftsräumen, den Flur und den Toiletten ausgeschaltet sind und Heizungen abgestellt sind (dies sollte auch überprüft werden, wenn man zuvor nicht aufgeschlossen hat)
* bei Großevents (wie z.B. Weihnachtsfeier) gegenseitig erinnern Türen abgeschlossen zu halten
* Die Büros sollen ordentlich gehalten werden
* immer zwei mal abschließen
** Sie sind nicht zur (dauerhaften) Lagerung privater Gegenstände zu nutzen
* vorm Verlassen der Fachschaft prüfen, ob Türen und Fenster verschlossen sind (auch wenn man nicht aufgeschlossen hat)
* Gegenseitigen Policy-Hinweisen ist nachzukommen
* nach Ablauf der Gültigkeit ist der Schlüssel unverzüglich und ohne Aufforderung abzugeben bzw. die Berechtigung zu verlängern
* Der Verlust der Schlüsselkarte ist umgehend der RBG sowie der Fachschaft zu melden
* die Büros sollten ordentlich gehalten werden
* Die Zustimmung zu einer ausgegebenen Zugangsberechtigung kann auf dem FS-Treffen entzogen werden
** nicht zur (dauerhaften) Lagerung privater Gegenstände zu nutzen
** Dies erfordert dringende Begründung, wie z.B.
* Nachrichten an die angegebenen Kontaktdaten müssen stets gelesen werden
*** die maximale Anzahl an Zugangsberechtigungen ist ausgeschöpft und eine Person hat dringenderen Bedarf
** dafür sollten die Kontaktdaten aktuell gehalten werden
*** Verstöße gegen die Policy
* gegenseitigen Policy-Hinweisen sind nachzukommen
* die Zustimmung zum Besitz eines Schlüssels kann auf dem FS-Treffen entzogen werden
** dies erfordert dringende Begründung, wie z.B.
*** keine weiteren Schlüssel vorhanden und jemand hat dringenderen Bedarf
*** Verstoß gegen Richtlinien
*** wiederholtes Ignorieren von Aufforderungen
*** wiederholtes Ignorieren von Nachrichten (sofern Antwort erforderlich war)
** bei vorzeitigem Entzug der Berechtigung ist der Schlüssel unverzüglich wieder abzugeben
* Post ist zu bearbeiten
* Post ist zu bearbeiten
** aus dem Briefkasten holen und auch aufmachen, lesen, verteilen
** Aus dem Briefkasten im Fachschaftsflur holen und auch aufmachen, lesen, verteilen
** Bei dem zuständigen Sekreteriat abholen
* nachgucken, ob die Policy aushängt und aktuell ist
* Auf Ordnung in allen Räumen, die die Fachschaft nutzt, hinweisen
* bei Bedarf die Glaskästen/die Brandschutztür aufschließen
* Die Büros zur Verfügung stellen, wenn sie für Fachschaftsarbeit gebraucht werden
* auf Ordnung in allen Räumen, die die Fachschaft nutzt, hinweisen

* die Büros zur Verfügung stellen, wenn sie für Fachschaftsarbeit gebraucht werden
Stand: Dezember 2023, nach erfolgten redaktionellen Änderungen
* wenn eine längere Abwesenheit (z.B. Auslandssemester) absehbar ist, den Schlüssel vorher zurückgeben

Aktuelle Version vom 8. Dezember 2023, 11:13 Uhr

Allgemeines

Für die Büroräume der Fachschaft (Raum 3.103 ("1. Büro"/"vorne") sowie Raum 3.102 ("2. Büro"/"hinten")) sollen maximal 20 Zugangsberechtigungen zur Verfügung gestellt werden. Diese Zugangsberechtigungen können aktiven Fachschaftlern zur Verfügung gestellt werden. Es sollte darauf aufmerksam gemacht werden, dass die Räume primär als Büro genutzt werden und dort unter anderem Dokumente lagern, die für die Fachschaft relevant sind. Zwei der 20 Zugangsberechtigungen sollten für Finanzer:innen vorbehalten werden. Gremienmenschen sollten bei der Vergabe der Berechtigungen Vorrang erhalten.

Ausgabe der Schlüssel

Voraussetzungen

Alle Punkte müssen erfüllt sein, solange es kein Alternativ-Fall ist

  • Aktiv in der FSIni
    • Seit mindestens einem Semester aktiv in der FSIni
      • z.B. Mithilfe bei Veranstaltungen
    • Regelmäßig anwesend
    • Als studierende Person an der HU Berlin eingeschrieben
    • Teil der Fachschaft Informatik
  • Alternativ: Mitgliedschaft in ständigen Gremien des Informatik-Instituts oder ein ständiges Gremium der MNF
  • Alternativ: Wichtiger Grund, weshalb man Zugang zu den Räumen braucht (Einzelfallentscheidungen z.B. Finanzer:innen, studentische Studienfachberatung/PMP-Koordination der Informatik, Leitung von Fachschafts-AKs oder Fachschaftsevents (z.B. FS-Fahrt, Spieleabend, ESE))

Verfahren

  • Die beantragende Person beschäftigt sich mit der Policy
  • Vor der Abstimmung muss geprüft werden, ob die oben genannten Voraussetzungen erfüllt sind
  • Freischaltung der Schlüssekarte bei der RBG, zusammen mit einem Schlüsselkartenkind
  • Vorher Belehrung über die Policy durch das Schlüsselkartenkind, welches mit zur RBG geht
  • Erhalt der Zugangsberechtigung ist implizites Einverständnis zur Policy
  • Nach Abstimmung Schlüsselkartenübersicht im hinteren Fachschaftsbüro über dem Tisch aktualisieren

Gültigkeit

Die Fachschaft überprüft einmal im Semester (vorzugsweise dem dritten Fachschaftstreffen nach Beginn des Semesters) alle bestehenden Zugangsberechtigungen. Auf diesem Treffen soll entschieden werden, welche Personen ihre Zugangsberechtigung nicht mehr benötigen. Diese werden anschließend kontaktiert und haben mit der Frist von zwei Wochen Zeit, Einspruch zu erheben und ihre Schlüsselberechtigung zu verteidigen.

Verliert eine Person die Zugangsberechtigung, wird dieses der RBG mitgeteilt und nach einer Bestätigung durch die RBG die Liste der Schlüsselkinder im Fachschaftsbüro aktualisiert.

Die Zugangsberechtigungen werden allgemein nur für eingeschriebene Studierende des Studiengangs Informatik an der HU vergeben.

Antrag

  1. Der Bedarf ist mindestens 24 Stunden vor einem ordentlichen Fachschaftstreffen über die TOP-Liste anzumelden
  2. Bei diesem ordentlichen Treffen muss der Antrag gestellt und der Bedarf begründet werden
  3. Die Begründung wird mit den Richtlinien abgeglichen/diskutiert
  4. Die Anwesende stimmen über den Antrag für die Zugangsberechtigung ab

Leitfaden für Leute mit Schlüssel

  • Türen sollten immer verschlossen gehalten werden
    • Die vordere Tür zum FS-Raum kann offen bleiben
      • Es wird vorgezogen, dass sie trotzdem zu bleibt
      • Die Person, die aufgeschlossen hat, muss die Tür im Blick haben
      • Solange ein zum Aufpassen bereitwilliges Schlüsselkartenkind die Bürotür nicht im Blick hat, bleibt die Tür verschlossen
  • Die hintere Tür muss verschlossen sein, wenn man nicht im hinteren Raum ist
    • Wenn im vorderen Raum keiner ist und man sich im hinteren Raum aufhält, dann soll die Tür des hinteren Raums offen bleiben
  • Beschriftung von Getränken/Speisen mit dem Verwendungszweck ist erforderlich
  • Bei Ausgabe von Objekten aus den Büros: Immer mitgehen
  • Bei Großevents (wie z.B. Weihnachtsfeier etc.) gegenseitig daran erinnern, Türen abgeschlossen zu halten
  • Bürotüren sind immer zwei mal abzuschließen
  • Vor demm Verlassen der Fachschaft prüfen, ob Türen und Fenster verschlossen, Lichter in den Fachschaftsräumen, den Flur und den Toiletten ausgeschaltet sind und Heizungen abgestellt sind (dies sollte auch überprüft werden, wenn man zuvor nicht aufgeschlossen hat)
  • Die Büros sollen ordentlich gehalten werden
    • Sie sind nicht zur (dauerhaften) Lagerung privater Gegenstände zu nutzen
  • Gegenseitigen Policy-Hinweisen ist nachzukommen
  • Der Verlust der Schlüsselkarte ist umgehend der RBG sowie der Fachschaft zu melden
  • Die Zustimmung zu einer ausgegebenen Zugangsberechtigung kann auf dem FS-Treffen entzogen werden
    • Dies erfordert dringende Begründung, wie z.B.
      • die maximale Anzahl an Zugangsberechtigungen ist ausgeschöpft und eine Person hat dringenderen Bedarf
      • Verstöße gegen die Policy
  • Post ist zu bearbeiten
    • Aus dem Briefkasten im Fachschaftsflur holen und auch aufmachen, lesen, verteilen
    • Bei dem zuständigen Sekreteriat abholen
  • Auf Ordnung in allen Räumen, die die Fachschaft nutzt, hinweisen
  • Die Büros zur Verfügung stellen, wenn sie für Fachschaftsarbeit gebraucht werden

Stand: Dezember 2023, nach erfolgten redaktionellen Änderungen