Schlüssel für Fachschaftsräume

Allgemeines

Für die Büroräume der Fachschaft ("vorn" Raum 3.102, "hinten" Raum 3.103) stehen 13 Schlüssel zur Verfügung. Diese Schlüssel können aktiven Fachschaftlern zur Verfügung gestellt werden. Es sollte darauf aufmerksam gemacht werden, dass die Räume primär als Büro genutzt werden und dort Dokumente lagern, die für Gremienarbeit relevant ist. Die Schlüssel sollten also überwiegend an in Gremien Aktive ausgegeben werden.

Für Studienberater und Finanzverantwortliche sollten Schlüssel vorbehalten werden. Bis zu drei Schlüssel können an aktive Fachschaftler ohne Sitz in Gremien ausgegeben werden.

Ausgabe der Schlüssel

Voraussetzungen

• Es ist noch ein Schlüssel vorhanden
• Sitz in einem Gremium am Institut
  • die Arbeit sollte Lagerung von Dokumenten oder ein Büro erfordern
• aktiv in der FSI
  • z.B. Mithilfe bei Veranstaltungen
  • regelmäßig anwesend
• eingeschrieben als Student an der HU für Informatik

Verfahren

• vor Schlüsselübergabe muss geprüft werden, ob Voraussetzungen erfüllt sind
• Schlüsselübergabe bei Frau Lindner mit einem Schlüsselkind zusammen
  • vorher Belehrung über Policy
  • Unterschrift ist implizites Einverständnis zur Policy
  • nach Schlüsselerhalt Übersicht aktualisieren

Gültigkeit

Der Beschluss zur Überlassung eines Schlüssels verliert seine Gültigkeit zum dritten Fachschaftstreffen im Sommersemester.

An diesem Treffen sollten alle Schlüsselbesitzer/innen anwesend sein, bzw. sich mit Begründung abmelden. Die Überlassung des Schlüssels muss erneut personenbezogen abgestimmt werden. Die Verlängerung ist von der/dem Schlüsselbesitzer/in zu begründen.

Fernbleiben führt zum Entzug der Berechtigung einen Schlüssel zu behalten. Dies wird bei Frau Lindner gemeldet und die betroffene Person sollte den Schlüssel zeitnah zurück geben.

Änderungen an dem Termin zur Erneuerung der Gültigkeit sind den Schlüsselbesitzer/innen rechtzeitig und mit Begründung zu unterbreiten.

Sollte der Schlüssel schon vorher nicht mehr benötigt werden, ist er wieder abzugeben.

Antrag

1. Bedarf ist vor einem Fachschaftstreffen anzumelden
2. Beim Treffen Bedarf begründen
3. Begründung wird mit Richtlinien abgeglichen/diskutiert
4. Anwesende stimmen über Überlassung eines Schlüssels ab
5. Bei Zustimmung sollten Kontaktinformationen vorgelegt werden

Leitfaden für Leute mit Schlüssel

• Türen sollten immer verschlossen gehalten werden
  • vordere Tür zum FS Raum kann offen bleiben
    • es wird vorgezogen, dass sie trotzdem zu bleibt
    • die Person, die aufgeschlossen hat, muss Tür im Blick haben
    • aufgeschlossene vordere Tür muss auch offen stehen, wenn man nicht gerade im Raum ist
      • (letzter Unterpunkt bedeutet nicht, dass die Tür offenstehen MUSS, wenn die Person, die aufgeschlossen hat z.B auf der Toilette ist. Das bedeutet im Verbund (!) mit den übergeordneten Punkt ("vordere Tür zum FS Raum kann offen bleiben"), dass wenn die Tür aufgeschlossen ist, auch offen stehen soll, es sei denn, man sitzt im Büro. Ziel daran ist, dass man nicht vergisst, abzuschließen, was eben passieren kann, wenn die Tür zwar aufgeschlossen ist, aber nicht offen steht.)

• • hintere Tür muss verschlossen sein, wenn man nicht im hinteren Raum ist
    • wenn im ersten Raum keiner ist und man im hinteren Raum ist, dann soll die Tür des hinteren Raums offen bleiben
• Beschriftung von Getränken/Speisen nicht nötig, nichts ist FFA
• bei Ausgabe von Irgendwas: immer mitgehen
• bei Großevents (wie z.B. Weihnachtsfeier) gegenseitig erinnern Türen abgeschlossen zu halten
• immer zwei mal abschließen
• vorm Verlassen der Fachschaft prüfen, ob Türen und Fenster verschlossen sind (auch wenn man nicht aufgeschlossen hat)
• nach Ablauf der Gültigkeit ist der Schlüssel unverzüglich und ohne Aufforderung abzugeben bzw. die Berechtigung zu verlängern
• die Büros sollten ordentlich gehalten werden
  • nicht zur (dauerhaften) Lagerung privater Gegenstände zu nutzen
• Nachrichten an die angegebenen Kontaktdaten müssen stets gelesen werden
  • dafür sollten die Kontaktdaten aktuell gehalten werden
• gegenseitigen Policy-Hinweisen sind nachzukommen
• die Zustimmung zum Besitz eines Schlüssels kann auf dem FS-Treffen entzogen werden
  • dies erfordert dringende Begründung, wie z.B.
    • keine weiteren Schlüssel vorhanden und jemand hat dringenderen Bedarf
    • Verstoß gegen Richtlinien
    • wiederholtes Ignorieren von Aufforderungen
    • wiederholtes Ignorieren von Nachrichten (sofern Antwort erforderlich war)
  • bei vorzeitigem Entzug der Berechtigung ist der Schlüssel unverzüglich wieder abzugeben
• Post ist zu bearbeiten
  • aus dem Briefkasten holen und auch aufmachen, lesen, verteilen
• nachgucken, ob die Policy aushängt und aktuell ist
• bei Bedarf die Glaskästen/die Brandschutztür aufschließen
• auf Ordnung in allen Räumen, die die Fachschaft nutzt, hinweisen
• die Büros zur Verfügung stellen, wenn sie für Fachschaftsarbeit gebraucht werden
• wenn eine längere Abwesenheit (z.B. Auslandssemester) absehbar ist, den Schlüssel vorher zurückgeben