HowToFachschaftsfahrt und Fachschaftsfahrt Sommer 2016: Unterschied zwischen den Seiten

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Auf dieser Seite sind grundlegende Hinweise für die Organisation einer Fachschaftsfahrt. Die Ausführung ist sicher nicht vollständig, kann aber als roter Faden genutzt werden. Wichtig ist es auf den Erfahrungsschatz der Leute zurückzugreifen, die nah an einer Organisation mitgewirkt haben. Es sind vor allem auch die Details, die man nicht vergessen sollte! Der Zeitaufwand für die Vorbereitung sollte nicht unterschätzt werden. Unbedingt ab und zu mit anderen darüber sprechen und über den Verlauf informieren. Das macht es am Ende einfacher und jeder weiß, wer der Ansprechpartner für die Fahrt ist bei Fragen.
'''Datum:''' (Fr.) 29./(Sa.) 30. April/(So.) 01. Mai 2016


'''Ziel:''' KiEZ Inselparadies Petzow
== Step 1: Herberge organisieren ==
* min. 40 Plätze müssen in der Herberge reserviert werden
* unbedingt Gruppenraum reservieren (Extrakosten?)
* Rabatte klären (siehe RefRat Herbergskarten, KiEZ-Karte,...)
* Grillabend einplanen (zusätzliche Kosten?)
* Umgebung ansehen: wie weit bis zum nächsten größeren Ort, Ausflugsziele, ...
* kann die Gruppe ungestört sein?
* Halbpension (Mittag im Nachbarort o.Ä.)
* Anreisezeit ab Adlershof berechnen
** sollte mit Rad erreichbar sein <100km
** Fahrzeit mit Bus & Bahn sollte im Rahmen bleiben <2h


KiEZ Inselparadies Petzow e.V.
== Step 2: Auto reservieren ==
Zum Inselparadies 9-12
Für die Fahrt sollte nach Möglichkeit ein Auto reserviert werden für Getränke, Verpflegung und Gepäcktransport. Hierbei gibt es folgende
14542 Werder (Havel) / OT Petzow
Möglichkeiten:
WWW: [http://inselparadies-petzow.kiez.com/ http://inselparadies-petzow.kiez.com/]
* entweder vom Fahrdienst bei Herrn Gadow: (idealerweise VW 9-Sitzer)
::http://www.hu-berlin.de/service/zisneu?ifab_modus=detailansicht&ifab_pid=3759
* von der Geographie bei Herrn Hartmann:
::http://www.hu-berlin.de/service/zisneu?ifab_modus=detailansicht&ifab_pid=4248
* oder von der Physik bei Herrn Stellenberg (anrufen!!)
::http://www.hu-berlin.de/service/zisneu?ifab_modus=detailansicht&ifab_pid=1790


==An-/Abreise==
'''zu beachten:'''
Die Physik verlangt einen Dienstreiseantrag, um die Herausgabe ihres Autos genehmigen zu können. Diesen gibt es als Formblatt online. Auf dem Antrag werden die zu ersetzenden Kosten mit 0 EUR angegeben (da die Fachschaft hierfür verantwortlich ist). Zudem muss verbindlich ein Fahrer eingetragen werden, der für das Auto und den Transport zuständig ist. Das ganze wird dann vom ''Institutsdirektor'' (aktuell Prof. Leser) und von Frau Falck unterschrieben werden (Am besten beide vorher darauf ansprechen).
[http://www.international.hu-berlin.de/ins_ausland/hochschullehrer-wissenschaftler/staeras/dienstreiseantrag/view]


'''Gemeinsame Anreise:'''
== Step 3: Infos online bringen ==


Wir treffen uns am Hauptbahnhof Potsdam, um von dort aus mit dem Bus 631 zur Haltestelle Holländermühle zu fahren (Abfahrt 16:10 Potsdam Hbf). Von dort aus erwartet uns noch ein kleiner Fußweg.
'''Wiki'''


'''Treffpunkt (für gemeinsame Anreise):'''
* Seite vom letzten Jahr als Vorlage nehmen, kopieren
* Weiterleitungsseite umleiten
* Liste angefahrener Ziele updaten
* Zugverbindung, Fahrtziel,... schön präsentieren


Voraussichtlich 15:30 Uhr am Hauptbahnhof Potsdam. Der genaue Treffpunkt wird noch bekanntgegeben. '''Achtung, Schienenersatzverkehr auf der S7 beachten!'''
'''Anmeldung'''
* http://fsfahrt.fachschaft.informatik.hu-berlin.de
* Login gibt's bei den Webadmins der Fachschaft
* neues Event anlegen + einrichten


'''Anreise mit dem Rad:'''
== Step 4: Formalien ==
* Fachschaftsbeschluss!!
** z.B. "Die Fachschaft möge beschließen, die Fachschaftsfahrt mit maximal 42,--€ pro Person und maximal 1750,--€ instesamt zu fördern."
** die Summe sollte im Voraus mit den Finanzlern besprochen werden
* ggf. mit RefRat schon mal absprechen
* Listen ausdrucken
** siehe Anmeldesystem -> Export
** Listen beim ersten Abendbrot auslegen, niemanden gehen lassen, ohne, dass alle Listen ausgefüllt sind
** deutlich machen, dass fehlende Einträge bedeuten, dass es kein Geld zurück gibt!
* Einkaufsliste Planen - Gesamtkosten approximieren (aufgerundeten Betrag ankündigen)!!
* falls das letzte Stück zur Herberge mit Bus ist - beim Busunternehmen anmelden
** es gab schon öfter Probleme damit. Idealerweise mehrfach anrufen oder schriftliche Bestätigung anfordern.
* Rettungszettel für Ansprache überarbeiten (und später gedruckt in der Unterkunft aushängen)


Kann länger dauern :)
== Step 5: Werbung machen ==
* zur Erstsemestereinführung
* bei den Erstsemestertutorien
* per Mail
* vor den ersten großen Vorlesungen


'''Individuelle Anreise:'''
'''''Hinweis:''' Lieber etwas öfter sagen. Erstis stehen vor einer großen Wand vor Infos am Anfang und da fällt die Fahrt schnell unter den Tisch''


Mitfahrer, die leider erst nachkommen oder aus anderen Gründen allein anreisen, können dies natürlich auf eigene Kosten machen.
== Step 6: Anreisetag ==
=== Zettelei ===
* Alle Listen aus dem System drucken
* wenn Mörderspiel, Mordaufträge vorbereiten
** schneiden, einmal in der Mitte falten, sodass der Mördername oben rausguckt
** nach Namen sortieren, ~3 Pakete machen und fest zusammenbinden
* Zimmerliste ausfüllen
** verfügbare Zimmer eintragen inkl Bettenzahl


'''Abreise:'''
===Einkaufen===
* genügend Helfer mitnehmen (Einkaufvolumen nicht unterschätzen!!)
* Getränke (Cola, Fanta, Mate, Bier), Knabberzeug (nicht unterschätzen, wie viel gegessen wird), ...
* Kleinzeug nicht vergessen (Papierwischtücher, Pappbecher, Pappschalen [für Chips], ...)
* Einkauf kann bei Kaufland vorbestellt werden
** Palette mit Getränken wird zusammengestellt
** Ansprechpartner: Fr Beier, Hr Villnow
** dies ist keine Selbstverständlichkeit, also sehr freundlich fragen, ggf Schachtel Pralinen


Genau wie der Hinweg, nur andersrum.
===Abfahrt===
Wir müssen die Herberge am Sonntag um 10:00 verlassen haben. Der Bus fährt um 11:03 ab Holländermühle.
* ''vorzeitig'' losfahren
** Stau oder andere Verzögerungen einplanen
** auch: Einkauf dauert länger als man denkt (~1.5h)
* Treffpunkt auf halbem Weg vereinbaren (z.B. letzter Umsteigebahnhof)
** dort '''Helfer''' haben zum Sammeln der Gruppe (Telefonnummern!!)
** zum Treffpunkt fahren, gucken wer alles da ist, wer fehlt,...
** Gepäck einsammeln
* mit dem Auto vor der Gruppe da sein, Formalien mit der Herberge klären
* Spiele einpacken


==Programm==
== Step 7: Nachbareitung ==
Sollte sich nun von allein ergeben ;)
* Rechnungen begleichen
* Rückerstattung beim RefRat beantragen
* alles zusammenrechnen, Rücküberweisungen durchführen ''(Hinweis: Kontonummern sollten ggf schon auf der Fahrt eingesammelt werden!)''
* Nachbesprechung beim FS-Treffen
** Wiki überarbeiten, damit folgende Generationen aus "Fehlern" lernen können


Die Fachschaftsfahrt bietet die Möglichkeit, außerhalb der Universität Bekanntschaften zu vertiefen und über den eigenen Freundeskreis hinaus Leute kennen zu lernen, ob nun bei Ausflügen in die Natur oder abends in der Herberge.
== Sonstiges ==


Es wird sicher auch Zeit für Hilfestellung bei den ersten Übungsblättern in den neuen Modulen geben.
=== Helfer sind wichtig ===
Alle mitfahrenden Studis, die die Module bereits gehört haben, werden euch dabei sicher gerne behilflich sein.
* für Radfahrer
* für Bahnfahrer (inkl. Rest-Fußweg zur Herberge)
* für Auto (inkl. Einkaufen und Fahrradservice)
* über das Wochenende als Ansprechpartner
* idealerweise Ersthelfer
* beim Grillen + Aufräumen


Am zweiten Abend ist Grillen geplant und keine Sorge: Vegetarier und Veganer werden auch nicht verhungern.
=== Herbergsausweise vom RefRat===
* Jugendherbergen
** Ohne Herbergsausweis kommt man nicht rein
** Ausweise gibt es bei
*** Geographie: Frau Doris Schwedler http://www.geographie.hu-berlin.de/Members/schwedler_doris
*** RefRat: Beim FaKo-RefRat http://www.refrat.de/fako.html
* KiEZ-Karte
** gibt sehr guten Rabatt (jede 16. Person 4 free)
* Rechtzeitig um die Karten kümmern
** gab schon oft Komplikationen
** meist reicht eine Kopie, die kann schon sehr frühzeitig organisiert werden
** wenn Kopie, mit Herberge absprechen


In der Umgebung gibt es viel Kultur und Natur zu entdecken.
===Einkauf planen===
In der Nähe befindet sich ein Kajakverleih. Es gibt außerdem viele interessant klingende Geocaches, die sich wunderbar in kleinen Gruppen entdecken lassen.
Hier als grobe Richtlinie grobe Einkaufslisten von früheren Fahrten:


'''Weitere mögliche Programmpunkte (in Vorbereitung):'''
* Fahrt 2012
**~50 Mitfahrer
** erster Abend:
*** Mate (3 Kästen), Chips (10 Tüten), Flips (5 Tüten),Salzstangen (5 Tüten), Bier (versch. Sorten, 5 Kästen + 3 Kästen Sternburg), Cola (2 Sixer), Fanta (2 Sixer), Mixcola (2 Sixer), Wasser ( 2-3 Sixer), Gummitiere (5 Tüten)
* Fahrt 2015
** ~80 Mitfahrer
** club mate (6 kästen), miomate (8 Kästen), bier (15 kästen), cola (6 sixer), "fanta" (4 sixer), mixcola (4 sixer), wasser (5 sprudel, 2 still), chips (15 tüten), flips (15 tüten), salzstangen (15 tüten), gummitiere (30 tüten)
** hat ganz gut gereicht. Bier war knapp, aber andere bringen meist auch was mit
* wichtig auch Becher (200 Stück) und Pappteller (30x) + Plastebesteck (50x)
** vorhandene Ressourcen klar kommunizieren
** Leute sind verschwenderisch. Idealerweise Becher beschriften lassen, damit die Leute an "ihren" Bechern festhalten
** Besteck günstig für Mittag


* Werwolf
===Planung der Teilnehmerzahl===
* kleinere Gruppen mit Kartenspielen wie "Cards against Humanity", "Munchkin", "Exploding Kittens"
* viele treten (kurz) vor der Fahrt zurück
* Frisbee
* ggf Fahrt etwas überbuchen (z.B. bei 80 Leuten, erstmal 90 zulassen)
* Powerpoint Karaoke
** Notfalls muss aber genug Platz in der Herberge sein
* Improvisationsschauspiel oder auch eine Entwicklung von Acapella Songs in kleinen Gruppen
* oft ist Sorge um Übungsaufgaben der Grund
* Volleyball
** klare Kommunikation, dass auf der Fahrt Aufgaben gelöst werden
* Geocaching
* je nach Wetter Schwimmen/Wasserball
* Stockbrot an der Feuerstelle machen


==Kosten==
===Achtung: Alkohol===
* klare Kommunikation, dass (mindestens) der erste Abend ruhig angegangen wird
** Samstags sollen die Köpfe klar sein zum Aufgaben lösen
* wer eigene Getränke hat, sollte nicht vom Allgemeingut zehren und sein eigenes einbehalten


'''Reisekosten:''' keine (Semesterticket)
===ALLES durchplanen!!===
Auch wenn es überflüssig scheint, ist es sehr sinnvoll selbst kleine Details vorzuplanen und Listen anzufertigen. Dies spart später Stress und es wird nichts vergessen. Hier eine Liste an (unsortierten) Hinweisen, die aus jahrelanger Erfahrung beachtet werden sollten.


'''Kosten Herberge inkl. Verpflegung:''' ca. 55 Euro
* übertrieben viele Müllbeutel aufhängen (im und ggf außerhalb des Hauses)
* Besen, Kehrschaufeln, Lappen und Eimer parat haben (idR von der Herberge, aber wissen wo es ist und offen für alle hinstellen)
* Leute schmeißen überall Müll hin, deutlich klarmachen, dass Becher wiederbenutzt werden sollen und Müll in die Müllsäcke kommt
* leere Kästen im Haus verteilen
* gesonderte Beutel für Glas und Plaste/Dosenpfand aufhängen (+ Zettel dran)
** diese so hängen, dass die nicht neben "normalem" Müllbeutel hängen
* Getränke/Knabberzeug Ressourcen offen kommunizieren + warum nicht gleich alles auf einmal rausgestellt wird
* Raumplan von Herberge anfordern
** im Voraus Zimmerliste vorbereiten mit den Nummern + Anz. Betten
** Zimmerliste gedruckt mitbringen und Leute Zimmergruppenweise ins Haus lassen (gleich mit Schlüssel + Verantwortlichem)
* genügend Aufsichtspersonen + Helfer
* Große Ansage am Anfang der Fahrt
** Alle angesprochenen Punkte aufhängen
** Liste dazu mit "updates", damit jeder gucken kann, ob es was neues wichtiges gibt
** Vorschlag: Raumverantwortliche '''müssen''' zum Abendbrot + Frühstück kommen, falls Ansagen nötig
* Kommunizieren, dass wenn jemand zusätzliche Ressourcen für Aktivitäten benötigt, dies der Orga bekannt ist
** Grund: 2015 hat jemand Bierpong mitgebracht, wo Unmengen and Bechern, Wischtüchern und Getränken verbraucht wurden
* Küchentücher einkaufen (8 Rollen mindenstens)
* Kochplatte, Topf, Wasserkocher einpacken
* Spiele aus der Fachschaft einpacken
* proaktiv planen, Leute auf dem Laufenden halten
** falls was passiert, müssen andere einspringen können
** Mitfahrer müssen wissen, was sie erwartet. vor allem dürfen sie die Fahrt nicht vergessen
* frühzeitig Geld eintreiben, persönlich mahnen
* Rollen der Orgamitglieder klar halten
** Fehlkomminikation fatal, wenn jemand denkt, ein anderer kümmert sich
** Bedeutung der Helfer kommunizieren (z.B. wenn jemand meint er komme zum Einkaufen, dann deutlich sagen, dass man sich drauf verlässt)


'''Zusatzverpflegung:''' nach eurem Belieben
== Weitere Ressourcen ==


'''Eine Kostenübername durch die Fachschaft gibt es im Sommersemester nicht.'''
Orga Wikis von Fahren:
* [https://wiki.fachschaft.informatik.hu-berlin.de/wiki/Orga_Erstifahrt_2013 Orga 2013]
* [https://wiki.fachschaft.informatik.hu-berlin.de/wiki/Orga_Erstifahrt_2015 Orga 2015]



Weitere Links:

* [https://fachschaft.informatik.hu-berlin.de/index.php/Fachschaftsfahrt_Winter_2015 Infoseite der Fahrt 2015]
'''Effektive Kosten''' für ein ganzes Wochenende voller Spaß, neuer Bekanntschaften und Vielem mehr: '''etwa 60,- €'''
* [https://wiki.fachschaft.informatik.hu-berlin.de/wiki/Vorlage:Allgemeines_zu_Fachschaftsfahrten Allgemeines]

* [https://wiki.fachschaft.informatik.hu-berlin.de/wiki/Vorlage:Ziele_von_Fachschaftsfahrten Ziele von Fahrten]

* [https://github.com/TimRepke/registration-system/wiki Wiki zum Anmeldesystem]

* [https://fachschaft.informatik.hu-berlin.de/index.php/Fachschaftsfahrt_Ansage_Rettungszettel Rettungszettel für Ansagen]
'''Verfahren:'''

Wir sammeln erst einmal '''60,- EUR''' ein und erstatten euch nach der Fahrt den Differenzbetrag zu den tatsächlichen Kosten, sofern ein Differenzbetrag entsteht.
Nach dem vorläufigen '''Anmeldeschluss (22.04.)''' schicken wir allen Angemeldeten die Informationen zur Zahlung. Diese muss bis zum '''27.04.''' erfolgt sein.

==Anmeldung==

Anmelden könnt ihr euch in Kürze hier: [http://fsfahrt.fachschaft.informatik.hu-berlin.de/index.php?fid=9 http://fsfahrt.fachschaft.informatik.hu-berlin.de/index.php?fid=9]

Vorläufiger Anmeldeschluss ist der 22.04.2016.
Das Geld für die Fahrt überweist ihr bitte. Die Daten für die Überweisung bekommt ihr nach der Anmeldung per E-Mail. Eine eventuelle Erstattung erfolgt dann nach der Fahrt.

Die Teilnehmerzahl beläuft sich auf 60 Personen.

Bei weiteren Fragen könnt ihr euch an Sarah (kleemeis@informatik.hu-berlin.de), Tobi F. (flaigjan@informatik.hu-berlin.de), George (gentzeng@informatik.hu-berlin.de) oder Tim (tim.repke@student.hu-berlin.de) wenden.

==Links zu Fachschaftsfahrten==

[[Ziele von Fachschaftsfahrten]]

[[Allgemeines zu Fachschaftsfahrten]]

''([[FachschaftsfahrtHowto]])''

''([https://wiki.fachschaft.informatik.hu-berlin.de/wiki/Orga_Erstifahrt_2015 https://wiki.fachschaft.informatik.hu-berlin.de/wiki/Orga_Erstifahrt_2015])''

Version vom 11. April 2016, 17:16 Uhr

Datum: (Fr.) 29./(Sa.) 30. April/(So.) 01. Mai 2016

Ziel: KiEZ Inselparadies Petzow 

KiEZ Inselparadies Petzow e.V.
Zum Inselparadies 9-12
14542 Werder (Havel) / OT Petzow
WWW: http://inselparadies-petzow.kiez.com/

An-/Abreise

Gemeinsame Anreise:

Wir treffen uns am Hauptbahnhof Potsdam, um von dort aus mit dem Bus 631 zur Haltestelle Holländermühle zu fahren (Abfahrt 16:10 Potsdam Hbf). Von dort aus erwartet uns noch ein kleiner Fußweg.

Treffpunkt (für gemeinsame Anreise):

Voraussichtlich 15:30 Uhr am Hauptbahnhof Potsdam. Der genaue Treffpunkt wird noch bekanntgegeben. Achtung, Schienenersatzverkehr auf der S7 beachten!

Anreise mit dem Rad:

Kann länger dauern :)

Individuelle Anreise:

Mitfahrer, die leider erst nachkommen oder aus anderen Gründen allein anreisen, können dies natürlich auf eigene Kosten machen.

Abreise:

Genau wie der Hinweg, nur andersrum. Wir müssen die Herberge am Sonntag um 10:00 verlassen haben. Der Bus fährt um 11:03 ab Holländermühle.

Programm

Die Fachschaftsfahrt bietet die Möglichkeit, außerhalb der Universität Bekanntschaften zu vertiefen und über den eigenen Freundeskreis hinaus Leute kennen zu lernen, ob nun bei Ausflügen in die Natur oder abends in der Herberge.

Es wird sicher auch Zeit für Hilfestellung bei den ersten Übungsblättern in den neuen Modulen geben. Alle mitfahrenden Studis, die die Module bereits gehört haben, werden euch dabei sicher gerne behilflich sein.

Am zweiten Abend ist Grillen geplant und keine Sorge: Vegetarier und Veganer werden auch nicht verhungern.

In der Umgebung gibt es viel Kultur und Natur zu entdecken. In der Nähe befindet sich ein Kajakverleih. Es gibt außerdem viele interessant klingende Geocaches, die sich wunderbar in kleinen Gruppen entdecken lassen.

Weitere mögliche Programmpunkte (in Vorbereitung):

  • Werwolf
  • kleinere Gruppen mit Kartenspielen wie "Cards against Humanity", "Munchkin", "Exploding Kittens"
  • Frisbee
  • Powerpoint Karaoke
  • Improvisationsschauspiel oder auch eine Entwicklung von Acapella Songs in kleinen Gruppen
  • Volleyball
  • Geocaching
  • je nach Wetter Schwimmen/Wasserball
  • Stockbrot an der Feuerstelle machen

Kosten

Reisekosten: keine (Semesterticket)

Kosten Herberge inkl. Verpflegung: ca. 55 Euro

Zusatzverpflegung: nach eurem Belieben

Eine Kostenübername durch die Fachschaft gibt es im Sommersemester nicht.


Effektive Kosten für ein ganzes Wochenende voller Spaß, neuer Bekanntschaften und Vielem mehr: etwa 60,- €


Verfahren:

Wir sammeln erst einmal 60,- EUR ein und erstatten euch nach der Fahrt den Differenzbetrag zu den tatsächlichen Kosten, sofern ein Differenzbetrag entsteht. Nach dem vorläufigen Anmeldeschluss (22.04.) schicken wir allen Angemeldeten die Informationen zur Zahlung. Diese muss bis zum 27.04. erfolgt sein.

Anmeldung

Anmelden könnt ihr euch in Kürze hier: http://fsfahrt.fachschaft.informatik.hu-berlin.de/index.php?fid=9

Vorläufiger Anmeldeschluss ist der 22.04.2016. Das Geld für die Fahrt überweist ihr bitte. Die Daten für die Überweisung bekommt ihr nach der Anmeldung per E-Mail. Eine eventuelle Erstattung erfolgt dann nach der Fahrt.

Die Teilnehmerzahl beläuft sich auf 60 Personen.

Bei weiteren Fragen könnt ihr euch an Sarah (kleemeis@informatik.hu-berlin.de), Tobi F. (flaigjan@informatik.hu-berlin.de), George (gentzeng@informatik.hu-berlin.de) oder Tim (tim.repke@student.hu-berlin.de) wenden.

Links zu Fachschaftsfahrten

Ziele von Fachschaftsfahrten

Allgemeines zu Fachschaftsfahrten

(FachschaftsfahrtHowto)

(https://wiki.fachschaft.informatik.hu-berlin.de/wiki/Orga_Erstifahrt_2015)

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