Schlüssel für Fachschaftsräume und HowToFachschaftsfahrt: Unterschied zwischen den Seiten

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Auf dieser Seite sind grundlegende Hinweise für die Organisation einer Fachschaftsfahrt. Die Ausführung ist sicher nicht vollständig, kann aber als roter Faden genutzt werden. Wichtig ist es auf den Erfahrungsschatz der Leute zurückzugreifen, die nah an einer Organisation mitgewirkt haben. Es sind vor allem auch die Details, die man nicht vergessen sollte! Der Zeitaufwand für die Vorbereitung sollte nicht unterschätzt werden. Unbedingt ab und zu mit anderen darüber sprechen und über den Verlauf informieren. Das macht es am Ende einfacher und jeder weiß, wer der Ansprechpartner für die Fahrt ist bei Fragen.
== Allgemeines ==


== Step 1: Herberge organisieren ==
Für die Büroräume der Fachschaft ("vorn" Raum 3.102, "hinten" Raum 3.103) stehen 13 Schlüssel zur Verfügung. Diese Schlüssel können aktiven Fachschaftlern zur Verfügung gestellt werden. Es sollte darauf aufmerksam gemacht werden, dass die Räume primär als Büro genutzt werden und dort Dokumente lagern, die für Gremienarbeit relevant ist. Die Schlüssel sollten also überwiegend an in Gremien Aktive ausgegeben werden.
* min. 40 Plätze müssen in der Herberge reserviert werden
* unbedingt Gruppenraum reservieren (Extrakosten?)
* Rabatte klären (siehe RefRat Herbergskarten, KiEZ-Karte,...)
* Grillabend einplanen (zusätzliche Kosten?)
* Umgebung ansehen: wie weit bis zum nächsten größeren Ort, Ausflugsziele, ...
* kann die Gruppe ungestört sein?
* Halbpension (Mittag im Nachbarort o.Ä.)
* Anreisezeit ab Adlershof berechnen
** sollte mit Rad erreichbar sein <100km
** Fahrzeit mit Bus & Bahn sollte im Rahmen bleiben <2h


== Step 2: Auto reservieren ==
Für Studienberater und Finanzverantwortliche sollten Schlüssel vorbehalten werden. Bis zu drei Schlüssel können an aktive Fachschaftler ohne Sitz in Gremien ausgegeben werden.
Für die Fahrt sollte nach Möglichkeit ein Auto reserviert werden für Getränke, Verpflegung und Gepäcktransport. Hierbei gibt es folgende
Möglichkeiten:
* entweder vom Fahrdienst bei Herrn Gadow: (idealerweise VW 9-Sitzer)
::http://www.hu-berlin.de/service/zisneu?ifab_modus=detailansicht&ifab_pid=3759
* von der Geographie bei Herrn Hartmann:
::http://www.hu-berlin.de/service/zisneu?ifab_modus=detailansicht&ifab_pid=4248
* oder von der Physik bei Herrn Stellenberg (anrufen!!)
::http://www.hu-berlin.de/service/zisneu?ifab_modus=detailansicht&ifab_pid=1790


'''zu beachten:'''
== Ausgabe der Schlüssel ==
Die Physik verlangt einen Dienstreiseantrag, um die Herausgabe ihres Autos genehmigen zu können. Diesen gibt es als Formblatt online. Auf dem Antrag werden die zu ersetzenden Kosten mit 0 EUR angegeben (da die Fachschaft hierfür verantwortlich ist). Zudem muss verbindlich ein Fahrer eingetragen werden, der für das Auto und den Transport zuständig ist. Das ganze wird dann vom ''Institutsdirektor'' (aktuell Prof. Leser) und von Frau Falck unterschrieben werden (Am besten beide vorher darauf ansprechen).
[http://www.international.hu-berlin.de/ins_ausland/hochschullehrer-wissenschaftler/staeras/dienstreiseantrag/view]


== Step 3: Infos online bringen ==
=== Voraussetzungen ===


'''Wiki'''
* Sitz in einem Gremium am Institut
** die Arbeit sollte Lagerung von Dokumenten oder ein Büro erfordern
* aktiv in der FSI
** z.B. Mithilfe bei Veranstaltungen
** regelmäßig anwesend
* eingeschrieben als Student an der HU für Informatik


* Seite vom letzten Jahr als Vorlage nehmen, kopieren
=== Verfahren ===
* Weiterleitungsseite umleiten
* Liste angefahrener Ziele updaten
* Zugverbindung, Fahrtziel,... schön präsentieren


'''Anmeldung'''
<!-- Um einen Schlüssel für die Büroräume der Fachschaft zu erhalten, müssen
* http://fsfahrt.fachschaft.informatik.hu-berlin.de
oben genannte Voraussetzungen durch den/die Antragssteller/in erfüllt sein. -->
* Login gibt's bei den Webadmins der Fachschaft
* vor Schlüsselübergabe muss geprüft werden, ob Voraussetzungen erfüllt sind
* neues Event anlegen + einrichten
* Schlüsselübergabe bei Frau Lindner mit einem Schlüsselkind zusammen
** vorher Belehrung über Policy
** Unterschrift ist implizites Einverständnis zur Policy
** nach Schlüsselerhalt Übersicht aktualisieren
<!-- TODO: Schlüsselrückgabe -->


==== Gültigkeit ====
== Step 4: Formalien ==
* Fachschaftsbeschluss!!
Der Beschluss zur Überlassung eines Schlüssels verliert seine Gültigkeit zum dritten Fachschaftstreffen im Sommersemester.
** z.B. "Die Fachschaft möge beschließen, die Fachschaftsfahrt mit maximal 42,--€ pro Person und maximal 1750,--€ instesamt zu fördern."
** die Summe sollte im Voraus mit den Finanzlern besprochen werden
* ggf. mit RefRat schon mal absprechen
* Listen anfertigen (Mitfahrer, Unterschriftenliste für Rückerstattung,...)
* Einkaufsliste Planen - Gesamtkosten approximieren (aufgerundeten Betrag ankündigen)!!
* falls das letzte Stück zur Herberge mit Bus ist - beim Busunternehmen anmelden
** es gab schon öfter Probleme damit. Idealerweise mehrfach anrufen oder schriftliche Bestätigung anfordern.
* Rettungszettel für Ansprache überarbeiten (und später gedruckt in der Unterkunft aushängen)


== Step 5: Werbung machen ==
An diesem Treffen sollten alle Schlüsselbesitzer/innen anwesend sein, bzw. sich mit Begründung abmelden. Die Überlassung des Schlüssels muss erneut personenbezogen abgestimmt werden. Die Verlängerung ist von der/dem Schlüsselbesitzer/in zu begründen.
* zur Erstsemestereinführung
* bei den Erstsemestertutorien
* per Mail
* vor den ersten großen Vorlesungen


'''''Hinweis:''' Lieber etwas öfter sagen. Erstis stehen vor einer großen Wand vor Infos am Anfang und da fällt die Fahrt schnell unter den Tisch''
Fernbleiben führt zum Entzug der Berechtigung einen Schlüssel zu behalten. Dies wird bei Frau Lindner gemeldet und die betroffene Person sollte den Schlüssel zeitnah zurück geben.


== Step 6: Anreisetag ==
Änderungen an dem Termin zur Erneuerung der Gültigkeit sind den Schlüsselbesitzer/innen rechtzeitig und mit Begründung zu unterbreiten.
'''Einkaufen'''
* genügend Helfer mitnehmen (Einkaufvolumen nicht unterschätzen!!)
* Getränke (Cola, Fanta, Mate, Bier), Knabberzeug (nicht unterschätzen, wie viel gegessen wird), ...
* Kleinzeug nicht vergessen (Papierwischtücher, Pappbecher, Pappschalen [für Chips], ...)


'''Abfahrt'''
Sollte der Schlüssel schon vorher nicht mehr benötigt werden, ist er wieder abzugeben.
* ''vorzeitig'' losfahren
** Stau oder andere Verzögerungen einplanen
** auch: Einkauf dauert länger als man denkt (~1.5h)
* Treffpunkt auf halbem Weg vereinbaren (z.B. letzter Umsteigebahnhof)
** dort '''Helfer''' haben zum Sammeln der Gruppe (Telefonnummern!!)
** zum Treffpunkt fahren, gucken wer alles da ist, wer fehlt,...
** Gepäck einsammeln
* mit dem Auto vor der Gruppe da sein, Formalien mit der Herberge klären
* Spiele einpacken


== Step 7: Nachbareitung ==
==== Antrag ====
Sollte sich nun von allein ergeben ;)
* Rechnungen begleichen
* Rückerstattung beim RefRat beantragen
* alles zusammenrechnen, Rücküberweisungen durchführen ''(Hinweis: Kontonummern sollten ggf schon auf der Fahrt eingesammelt werden!)''


== Sonstiges ==
# Bedarf ist vor einem Fachschaftstreffen anzumelden
# Beim Treffen Bedarf begründen
# Begründung wird mit Richtlinien abgeglichen/diskutiert
# Anwesende stimmen über Überlassung eines Schlüssels ab
# Bei Zustimmung sollten Kontaktinformationen vorgelegt werden


=== Helfer sind wichtig ===
== Leitfaden für Leute mit Schlüssel ==
* für Radfahrer
* für Bahnfahrer (inkl. Rest-Fußweg zur Herberge)
* für Auto (inkl. Einkaufen und Fahrradservice)
* über das Wochenende als Ansprechpartner
* idealerweise Ersthelfer
* beim Grillen + Aufräumen


=== Herbergsausweise vom RefRat===
* Türen sollten immer verschlossen gehalten werden
* Jugendherbergen
** vordere Tür zum FS Raum kann offen bleiben
** Ohne Herbergsausweis kommt man nicht rein
*** es wird vorgezogen, dass sie trotzdem zu bleibt
** Ausweise gibt es bei
*** die Person, die aufgeschlossen hat, muss Tür im Blick haben
*** Geographie: Frau Doris Schwedler http://www.geographie.hu-berlin.de/Members/schwedler_doris
*** aufgeschlossene vordere Tür muss auch offen stehen, wenn man nicht gerade im Raum ist
*** RefRat: Beim FaKo-RefRat http://www.refrat.de/fako.html
**** (letzter Unterpunkt bedeutet nicht, dass die Tür offenstehen MUSS, wenn die Person, die aufgeschlossen hat z.B auf der Toilette ist. Das bedeutet im Verbund (!) mit den übergeordneten Punkt ("vordere Tür zum FS Raum kann offen bleiben"), dass wenn die Tür aufgeschlossen ist, auch offen stehen soll, es sei denn, man sitzt im Büro. Ziel daran ist, dass man nicht vergisst, abzuschließen, was eben passieren kann, wenn die Tür zwar aufgeschlossen ist, aber nicht offen steht.)
* KiEZ-Karte
** gibt sehr guten Rabatt (jede 16. Person 4 free)
* Rechtzeitig um die Karten kümmern
** gab schon oft Komplikationen
** meist reicht eine Kopie, die kann schon sehr frühzeitig organisiert werden
** wenn Kopie, mit Herberge absprechen


===Einkauf planen===
** hintere Tür muss verschlossen sein, wenn man nicht im hinteren Raum ist
Hier als grobe Richtlinie grobe Einkaufslisten von früheren Fahrten:
*** wenn im ersten Raum keiner ist und man im hinteren Raum ist, dann soll die Tür des hinteren Raums offen bleiben

* Beschriftung von Getränken/Speisen nicht nötig, nichts ist FFA
* Fahrt 2012
* bei Ausgabe von Irgendwas: immer mitgehen
**~50 Mitfahrer
* bei Großevents (wie z.B. Weihnachtsfeier) gegenseitig erinnern Türen abgeschlossen zu halten
** erster Abend:
* immer zwei mal abschließen
*** Mate (3 Kästen), Chips (10 Tüten), Flips (5 Tüten),Salzstangen (5 Tüten), Bier (versch. Sorten, 5 Kästen + 3 Kästen Sternburg), Cola (2 Sixer), Fanta (2 Sixer), Mixcola (2 Sixer), Wasser ( 2-3 Sixer), Gummitiere (5 Tüten)
* vorm Verlassen der Fachschaft prüfen, ob Türen und Fenster verschlossen sind (auch wenn man nicht aufgeschlossen hat)
* Fahrt 2015
* nach Ablauf der Gültigkeit ist der Schlüssel unverzüglich und ohne Aufforderung abzugeben bzw. die Berechtigung zu verlängern
** ~80 Mitfahrer
* die Büros sollten ordentlich gehalten werden
** club mate (6 kästen), miomate (8 Kästen), bier (15 kästen), cola (6 sixer), "fanta" (4 sixer), mixcola (4 sixer), wasser (5 sprudel, 2 still), chips (15 tüten), flips (15 tüten), salzstangen (15 tüten), gummitiere (30 tüten)
** nicht zur (dauerhaften) Lagerung privater Gegenstände zu nutzen
** hat ganz gut gereicht. Bier war knapp, aber andere bringen meist auch was mit
* Nachrichten an die angegebenen Kontaktdaten müssen stets gelesen werden
* wichtig auch Becher (200 Stück) und Pappteller (30x) + Plastebesteck (50x)
** dafür sollten die Kontaktdaten aktuell gehalten werden
** vorhandene Ressourcen klar kommunizieren
* gegenseitigen Policy-Hinweisen sind nachzukommen
** Leute sind verschwenderisch. Idealerweise Becher beschriften lassen, damit die Leute an "ihren" Bechern festhalten
* die Zustimmung zum Besitz eines Schlüssels kann auf dem FS-Treffen entzogen werden
** Besteck günstig für Mittag
** dies erfordert dringende Begründung, wie z.B.

*** keine weiteren Schlüssel vorhanden und jemand hat dringenderen Bedarf
===Planung der Teilnehmerzahl===
*** Verstoß gegen Richtlinien
* viele treten (kurz) vor der Fahrt zurück
*** wiederholtes Ignorieren von Aufforderungen
* ggf Fahrt etwas überbuchen (z.B. bei 80 Leuten, erstmal 90 zulassen)
*** wiederholtes Ignorieren von Nachrichten (sofern Antwort erforderlich war)
** Notfalls muss aber genug Platz in der Herberge sein
** bei vorzeitigem Entzug der Berechtigung ist der Schlüssel unverzüglich wieder abzugeben
* oft ist Sorge um Übungsaufgaben der Grund
* Post ist zu bearbeiten
** klare Kommunikation, dass auf der Fahrt Aufgaben gelöst werden
** aus dem Briefkasten holen und auch aufmachen, lesen, verteilen

* nachgucken, ob die Policy aushängt und aktuell ist
===Achtung: Alkohol===
* bei Bedarf die Glaskästen/die Brandschutztür aufschließen
* klare Kommunikation, dass (mindestens) der erste Abend ruhig angegangen wird
* auf Ordnung in allen Räumen, die die Fachschaft nutzt, hinweisen
** Samstags sollen die Köpfe klar sein zum Aufgaben lösen
* die Büros zur Verfügung stellen, wenn sie für Fachschaftsarbeit gebraucht werden
* wer eigene Getränke hat, sollte nicht vom Allgemeingut zehren und sein eigenes einbehalten
* wenn eine längere Abwesenheit (z.B. Auslandssemester) absehbar ist, den Schlüssel vorher zurückgeben

===ALLES durchplanen!!===
Auch wenn es überflüssig scheint, ist es sehr sinnvoll selbst kleine Details vorzuplanen und Listen anzufertigen. Dies spart später Stress und es wird nichts vergessen. Hier eine Liste an (unsortierten) Hinweisen, die aus jahrelanger Erfahrung beachtet werden sollten.

* übertrieben viele Müllbeutel aufhängen (im und ggf außerhalb des Hauses)
* Besen, Kehrschaufeln, Lappen und Eimer parat haben (idR von der Herberge, aber wissen wo es ist und offen für alle hinstellen)
* Leute schmeißen überall Müll hin, deutlich klarmachen, dass Becher wiederbenutzt werden sollen und Müll in die Müllsäcke kommt
* leere Kästen im Haus verteilen
* gesonderte Beutel für Glas und Plaste/Dosenpfand aufhängen (+ Zettel dran)
** diese so hängen, dass die nicht neben "normalem" Müllbeutel hängen
* Getränke/Knabberzeug Ressourcen offen kommunizieren + warum nicht gleich alles auf einmal rausgestellt wird
* Raumplan von Herberge anfordern
** im Voraus Zimmerliste vorbereiten mit den Nummern + Anz. Betten
** Zimmerliste gedruckt mitbringen und Leute Zimmergruppenweise ins Haus lassen (gleich mit Schlüssel + Verantwortlichem)
* genügend Aufsichtspersonen + Helfer
* Große Ansage am Anfang der Fahrt
** Alle angesprochenen Punkte aufhängen
** Liste dazu mit "updates", damit jeder gucken kann, ob es was neues wichtiges gibt
** Vorschlag: Raumverantwortliche '''müssen''' zum Abendbrot + Frühstück kommen, falls Ansagen nötig
* Kommunizieren, dass wenn jemand zusätzliche Ressourcen für Aktivitäten benötigt, dies der Orga bekannt ist
** Grund: 2015 hat jemand Bierpong mitgebracht, wo Unmengen and Bechern, Wischtüchern und Getränken verbraucht wurden

== Weitere Ressourcen ==

Orga Wikis von Fahren:
* [https://wiki.fachschaft.informatik.hu-berlin.de/wiki/Orga_Erstifahrt_2013 Orga 2013]
* [https://wiki.fachschaft.informatik.hu-berlin.de/wiki/Orga_Erstifahrt_2015 Orga 2015]

Weitere Links:
* [https://fachschaft.informatik.hu-berlin.de/index.php/Fachschaftsfahrt_Winter_2015 Infoseite der Fahrt 2015]
* [https://wiki.fachschaft.informatik.hu-berlin.de/wiki/Vorlage:Allgemeines_zu_Fachschaftsfahrten Allgemeines]
* [https://wiki.fachschaft.informatik.hu-berlin.de/wiki/Vorlage:Ziele_von_Fachschaftsfahrten Ziele von Fahrten]
* [https://github.com/TimRepke/registration-system/wiki Wiki zum Anmeldesystem]
* [https://fachschaft.informatik.hu-berlin.de/index.php/Fachschaftsfahrt_Ansage_Rettungszettel Rettungszettel für Ansagen]

Version vom 30. Oktober 2015, 20:22 Uhr

Auf dieser Seite sind grundlegende Hinweise für die Organisation einer Fachschaftsfahrt. Die Ausführung ist sicher nicht vollständig, kann aber als roter Faden genutzt werden. Wichtig ist es auf den Erfahrungsschatz der Leute zurückzugreifen, die nah an einer Organisation mitgewirkt haben. Es sind vor allem auch die Details, die man nicht vergessen sollte! Der Zeitaufwand für die Vorbereitung sollte nicht unterschätzt werden. Unbedingt ab und zu mit anderen darüber sprechen und über den Verlauf informieren. Das macht es am Ende einfacher und jeder weiß, wer der Ansprechpartner für die Fahrt ist bei Fragen.

Step 1: Herberge organisieren

  • min. 40 Plätze müssen in der Herberge reserviert werden
  • unbedingt Gruppenraum reservieren (Extrakosten?)
  • Rabatte klären (siehe RefRat Herbergskarten, KiEZ-Karte,...)
  • Grillabend einplanen (zusätzliche Kosten?)
  • Umgebung ansehen: wie weit bis zum nächsten größeren Ort, Ausflugsziele, ...
  • kann die Gruppe ungestört sein?
  • Halbpension (Mittag im Nachbarort o.Ä.)
  • Anreisezeit ab Adlershof berechnen
    • sollte mit Rad erreichbar sein <100km
    • Fahrzeit mit Bus & Bahn sollte im Rahmen bleiben <2h

Step 2: Auto reservieren

Für die Fahrt sollte nach Möglichkeit ein Auto reserviert werden für Getränke, Verpflegung und Gepäcktransport. Hierbei gibt es folgende Möglichkeiten:

  • entweder vom Fahrdienst bei Herrn Gadow: (idealerweise VW 9-Sitzer)
http://www.hu-berlin.de/service/zisneu?ifab_modus=detailansicht&ifab_pid=3759
  • von der Geographie bei Herrn Hartmann:
http://www.hu-berlin.de/service/zisneu?ifab_modus=detailansicht&ifab_pid=4248
  • oder von der Physik bei Herrn Stellenberg (anrufen!!)
http://www.hu-berlin.de/service/zisneu?ifab_modus=detailansicht&ifab_pid=1790

zu beachten: Die Physik verlangt einen Dienstreiseantrag, um die Herausgabe ihres Autos genehmigen zu können. Diesen gibt es als Formblatt online. Auf dem Antrag werden die zu ersetzenden Kosten mit 0 EUR angegeben (da die Fachschaft hierfür verantwortlich ist). Zudem muss verbindlich ein Fahrer eingetragen werden, der für das Auto und den Transport zuständig ist. Das ganze wird dann vom Institutsdirektor (aktuell Prof. Leser) und von Frau Falck unterschrieben werden (Am besten beide vorher darauf ansprechen). [1]

Step 3: Infos online bringen

Wiki

  • Seite vom letzten Jahr als Vorlage nehmen, kopieren
  • Weiterleitungsseite umleiten
  • Liste angefahrener Ziele updaten
  • Zugverbindung, Fahrtziel,... schön präsentieren

Anmeldung

Step 4: Formalien

  • Fachschaftsbeschluss!!
    • z.B. "Die Fachschaft möge beschließen, die Fachschaftsfahrt mit maximal 42,--€ pro Person und maximal 1750,--€ instesamt zu fördern."
    • die Summe sollte im Voraus mit den Finanzlern besprochen werden
  • ggf. mit RefRat schon mal absprechen
  • Listen anfertigen (Mitfahrer, Unterschriftenliste für Rückerstattung,...)
  • Einkaufsliste Planen - Gesamtkosten approximieren (aufgerundeten Betrag ankündigen)!!
  • falls das letzte Stück zur Herberge mit Bus ist - beim Busunternehmen anmelden
    • es gab schon öfter Probleme damit. Idealerweise mehrfach anrufen oder schriftliche Bestätigung anfordern.
  • Rettungszettel für Ansprache überarbeiten (und später gedruckt in der Unterkunft aushängen)

Step 5: Werbung machen

  • zur Erstsemestereinführung
  • bei den Erstsemestertutorien
  • per Mail
  • vor den ersten großen Vorlesungen

Hinweis: Lieber etwas öfter sagen. Erstis stehen vor einer großen Wand vor Infos am Anfang und da fällt die Fahrt schnell unter den Tisch

Step 6: Anreisetag

Einkaufen

  • genügend Helfer mitnehmen (Einkaufvolumen nicht unterschätzen!!)
  • Getränke (Cola, Fanta, Mate, Bier), Knabberzeug (nicht unterschätzen, wie viel gegessen wird), ...
  • Kleinzeug nicht vergessen (Papierwischtücher, Pappbecher, Pappschalen [für Chips], ...)

Abfahrt

  • vorzeitig losfahren
    • Stau oder andere Verzögerungen einplanen
    • auch: Einkauf dauert länger als man denkt (~1.5h)
  • Treffpunkt auf halbem Weg vereinbaren (z.B. letzter Umsteigebahnhof)
    • dort Helfer haben zum Sammeln der Gruppe (Telefonnummern!!)
    • zum Treffpunkt fahren, gucken wer alles da ist, wer fehlt,...
    • Gepäck einsammeln
  • mit dem Auto vor der Gruppe da sein, Formalien mit der Herberge klären
  • Spiele einpacken

Step 7: Nachbareitung

Sollte sich nun von allein ergeben ;)

  • Rechnungen begleichen
  • Rückerstattung beim RefRat beantragen
  • alles zusammenrechnen, Rücküberweisungen durchführen (Hinweis: Kontonummern sollten ggf schon auf der Fahrt eingesammelt werden!)

Sonstiges

Helfer sind wichtig

  • für Radfahrer
  • für Bahnfahrer (inkl. Rest-Fußweg zur Herberge)
  • für Auto (inkl. Einkaufen und Fahrradservice)
  • über das Wochenende als Ansprechpartner
  • idealerweise Ersthelfer
  • beim Grillen + Aufräumen

Herbergsausweise vom RefRat

  • Jugendherbergen
  • KiEZ-Karte
    • gibt sehr guten Rabatt (jede 16. Person 4 free)
  • Rechtzeitig um die Karten kümmern
    • gab schon oft Komplikationen
    • meist reicht eine Kopie, die kann schon sehr frühzeitig organisiert werden
    • wenn Kopie, mit Herberge absprechen

Einkauf planen

Hier als grobe Richtlinie grobe Einkaufslisten von früheren Fahrten:

  • Fahrt 2012
    • ~50 Mitfahrer
    • erster Abend:
      • Mate (3 Kästen), Chips (10 Tüten), Flips (5 Tüten),Salzstangen (5 Tüten), Bier (versch. Sorten, 5 Kästen + 3 Kästen Sternburg), Cola (2 Sixer), Fanta (2 Sixer), Mixcola (2 Sixer), Wasser ( 2-3 Sixer), Gummitiere (5 Tüten)
  • Fahrt 2015
    • ~80 Mitfahrer
    • club mate (6 kästen), miomate (8 Kästen), bier (15 kästen), cola (6 sixer), "fanta" (4 sixer), mixcola (4 sixer), wasser (5 sprudel, 2 still), chips (15 tüten), flips (15 tüten), salzstangen (15 tüten), gummitiere (30 tüten)
    • hat ganz gut gereicht. Bier war knapp, aber andere bringen meist auch was mit
  • wichtig auch Becher (200 Stück) und Pappteller (30x) + Plastebesteck (50x)
    • vorhandene Ressourcen klar kommunizieren
    • Leute sind verschwenderisch. Idealerweise Becher beschriften lassen, damit die Leute an "ihren" Bechern festhalten
    • Besteck günstig für Mittag

Planung der Teilnehmerzahl

  • viele treten (kurz) vor der Fahrt zurück
  • ggf Fahrt etwas überbuchen (z.B. bei 80 Leuten, erstmal 90 zulassen)
    • Notfalls muss aber genug Platz in der Herberge sein
  • oft ist Sorge um Übungsaufgaben der Grund
    • klare Kommunikation, dass auf der Fahrt Aufgaben gelöst werden

Achtung: Alkohol

  • klare Kommunikation, dass (mindestens) der erste Abend ruhig angegangen wird
    • Samstags sollen die Köpfe klar sein zum Aufgaben lösen
  • wer eigene Getränke hat, sollte nicht vom Allgemeingut zehren und sein eigenes einbehalten

ALLES durchplanen!!

Auch wenn es überflüssig scheint, ist es sehr sinnvoll selbst kleine Details vorzuplanen und Listen anzufertigen. Dies spart später Stress und es wird nichts vergessen. Hier eine Liste an (unsortierten) Hinweisen, die aus jahrelanger Erfahrung beachtet werden sollten.

  • übertrieben viele Müllbeutel aufhängen (im und ggf außerhalb des Hauses)
  • Besen, Kehrschaufeln, Lappen und Eimer parat haben (idR von der Herberge, aber wissen wo es ist und offen für alle hinstellen)
  • Leute schmeißen überall Müll hin, deutlich klarmachen, dass Becher wiederbenutzt werden sollen und Müll in die Müllsäcke kommt
  • leere Kästen im Haus verteilen
  • gesonderte Beutel für Glas und Plaste/Dosenpfand aufhängen (+ Zettel dran)
    • diese so hängen, dass die nicht neben "normalem" Müllbeutel hängen
  • Getränke/Knabberzeug Ressourcen offen kommunizieren + warum nicht gleich alles auf einmal rausgestellt wird
  • Raumplan von Herberge anfordern
    • im Voraus Zimmerliste vorbereiten mit den Nummern + Anz. Betten
    • Zimmerliste gedruckt mitbringen und Leute Zimmergruppenweise ins Haus lassen (gleich mit Schlüssel + Verantwortlichem)
  • genügend Aufsichtspersonen + Helfer
  • Große Ansage am Anfang der Fahrt
    • Alle angesprochenen Punkte aufhängen
    • Liste dazu mit "updates", damit jeder gucken kann, ob es was neues wichtiges gibt
    • Vorschlag: Raumverantwortliche müssen zum Abendbrot + Frühstück kommen, falls Ansagen nötig
  • Kommunizieren, dass wenn jemand zusätzliche Ressourcen für Aktivitäten benötigt, dies der Orga bekannt ist
    • Grund: 2015 hat jemand Bierpong mitgebracht, wo Unmengen and Bechern, Wischtüchern und Getränken verbraucht wurden

Weitere Ressourcen

Orga Wikis von Fahren:

Weitere Links:

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