HowToESE

Der Termin

Der Termin der ESE liegt normal Anfang Oktober. Eine gute Idee ist die frühzeitige Terminwahl. Am besten ist es, wenn dieser Termin mit der FS Mathe koordiniert wird, damit sich Veranstaltungen (Warm-Ups und ESE) nicht überschneiden.

Planungsablauf

Weit im voraus:

• Termin festlegen
• Räume reservieren (Für Einführung und Frühstück) (Bei ...)

Wenn die Mentoren ausgewählt wurden

• Gruppen festlegen (getrennte BA, MA und Kombi, Infomit, Lehramt)
• Ausreichend Räume reservieren (Bei ...)
• Mops informieren/ anfragen
• Finanzbeschluss fürs Frühstück machen

Ab dem Vortreffen: (ca. einen Monat vorher)

• Jemanden für die Fachschaftsstation finden
• Spiel organisieren (Kennlernbingo liegt im FS Git)
• PC Pools reservieren
• RBG wegen Accounts anfragen
• Leute zum erklären ran holen
• Jemanden finden, der den Weg vom S-Bahnhof markiert
• Allgemein Leute suchen (Brainstorming, wen man fragen kann)
• Rettungsblätter und Stundenpläne aktualisieren
• Jemand finden, der das Mops vorstellt (2017 war das Friedeman)
• Bei der Finca wegen der Vorstellung anfragen

Kurz vorher: (wenige Tage)

• Stundenpläne und Rettungszettel ausdrucken
• Schichtplan fürs Grillen erstellen
• Schlüssel für die Räume abholen
• Raumplan erstellen (Schlüsselverantwortliche festlegen)
• Übersichtspläne fertig stellen und ausdrucken
• Einkaufen gehen

Am Tag vorher:

• Raums fürs Frühstück vorbereiten und benötigtes Zeug da hin schaffen (Kühlschrank)
• Räume kontrollieren, Tafeln sauber, Kreide/ Marker vorhanden, ect.
• Plan für den Tag in der FS an die Tafel schreiben
• Etherpad für Grillwünsche erstellen
• Fachschaftsfahrt Countdown starten
• Kaffeekannen und Maschine vom Mops ausleihen

Am Tag selber:

• Brötchen abholen
• Hinweise zur Uni anbringen
• Etagentüren zu den Räumen aufschließen
• Twittern nicht vergessen
• Hoffen das alles gut geht

Hinterher:

• Auswertung beim Fachschaftstreffen
• Auswertung durch die Ersits in den Mentoraten
• Refferenzstatistiken eintragen
• Kassenbons ins Git hochladen
• Diesen Artikel verbessern

Räume

• Für die Einführung wird ein großer Raum benötigt. RUD 25, 3.001 ist gut geeignet. Am besten Frühzeitig reservieren um nicht mit anderen zu kollidieren.
• Anschließend für das Frühstück ist das HUKA (Humboldt Kabinett) eine gute Lösung. Für die Raumaufteilung wurde 2017 das Frühstück links (Richtung Haus III) an der Wand aufgebaut. Es wurden 6 Stühle um einen Tisch gestellt. Es ergaben sich 60 Sitzplätze.
• Für jede der Mentorengruppen wird ein Seminarraum benötigt. Geeignet sind: 4.112, 4.113, 3.101, 3.113, 3.0xx (Mathe FS) und vereinzelte Räume in Haus I und II. Wichtig ist die Schlüssel auf Raumzuordnung. FS- und Seminarraumschlüssel gut verteilen.
• Für die Accounteinrichtung werden auch PC Pools benötigt. Für jede Gruppe ein Raum. Dazu rechtzeitig bei der RBG anfragen.

Zeitlicher Ablauf

Ablauf von 2017.

• 09:00 - Treffen der Mentoren und Helfern in der FS zur Einweisung.
• 10:00 - Beginn der Einführung (durch die Mentoren), Aufbau des Frühstücks durch die Helfer
• 10:30 - Frühstück, Kennlernbingo (siehe FS Git) und Öffnung der Fachschaftsfahrtanmeldung
• 11:20 - Sortieren, verteilen der Gruppen auf die Teams. Master und Kombi, Lehramt, Infomit zuerst. Frühstück abbauen.
• 11:40 - Seminarräume, die Mentoren geben die erste Einführung, anhand der Rettungszettel. WICHTIG: Am Anfang fragen, was die Erstis fürs Grillen haben wollen und ins Etherpad eintragen. Das Grillen wird von den Helfern vorbereitet.
• 12:25 - Rundgänge, zu den Stationen Mensa, Prüfungsbüro, Fachschaft, Accounts und Finca. Je Station 20 Minuten. (Inkl. Weg) Stationen Fachschaft und Accounts vorher zeitlich Takten.
• 14:05 - Grillen am Mops, Mentoren im Gespräch, Helfer grillen, ende nach ende.

Frühstück

Für das Frühstück werden Brötchen, Belag ect. benötigt. Einkauf normalerweise 2-3 Tage vorher. Kassenbon von 2017 liegt im Git. Die Brötchen werden gewöhnlich im Kaufland Schöneweide reserviert und ca eine halbe Stunde vor dem Mentoren/ Helfer Treffen abgeholt. Dazu eine Person in der Backwarenabteilung ansprechen. Die Brötchenzahl vorher anhand der zugelassenen Studenten abschätzen. Hilfreich sind hierzu die Referenzstatistiken.

Finanzielles

Nach dem Finanzerleitfaden von Refrat (Punkt 4.4.3) steht pro Semester ein Betrag von max. 75€ für Essen und Getränke zur Verfügung. Diese werden traditionell im Wintersemester für das ESE Frühstück aufgebracht. Deswegen Kassenbons für das Frühstück aufbewahren und getrennt von anderen Einkäufen bezahlen, aufbewahren. Die Grillgüter werden traditionell durch eine Selbstkostenspende finanziert. Deswegen nicht zu viel vor kaufen und mit den Angaben der Erstis rechnen. Sowohl für die Anschaffungen des Frühstücks als auch fürs Grillen muss jemand in Vorleistung treten.

Verbesserungsvorschläge

Wünsche von 2017:

• Rettungszettel für die Stationen (Was ist wichtig für welche Station zu erzählen)
• Mehr Zeit in den Seminarräumen
• Rettungszettel überarbeiten (Telefonnummer der FS streichen)

Links

• Referenzstatistiken
• Git des CMS