HowToFachschaftsfahrt

Auf dieser Seite sind grundlegende Hinweise für die Organisation einer Fachschaftsfahrt. Die Ausführung ist sicher nicht vollständig, kann aber als roter Faden genutzt werden. Wichtig ist es auf den Erfahrungsschatz der Leute zurückzugreifen, die nah an einer Organisation mitgewirkt haben. Es sind vor allem auch die Details, die man nicht vergessen sollte! Der Zeitaufwand für die Vorbereitung sollte nicht unterschätzt werden. Unbedingt ab und zu mit anderen darüber sprechen und über den Verlauf informieren. Das macht es am Ende einfacher und jeder weiß, wer der Ansprechpartner für die Fahrt ist bei Fragen.

Step 1: Herberge organisieren

• min. 40 Plätze müssen in der Herberge reserviert werden
• unbedingt Gruppenraum reservieren (Extrakosten?)
• Rabatte klären (siehe RefRat Herbergskarten, KiEZ-Karte,...)
• Grillabend einplanen (zusätzliche Kosten?)
• Umgebung ansehen: wie weit bis zum nächsten größeren Ort, Ausflugsziele, ...
• kann die Gruppe ungestört sein?
• Halbpension (Mittag im Nachbarort o.Ä.)
• Anreisezeit ab Adlershof berechnen
  • sollte mit Rad erreichbar sein <100km
  • Fahrzeit mit Bus & Bahn sollte im Rahmen bleiben <2h

Step 2: Auto reservieren

Für die Fahrt sollte nach Möglichkeit ein Auto reserviert werden für Getränke, Verpflegung und ggf. Gepäcktransport. Hierbei gibt es folgende Möglichkeiten:

• entweder vom Fahrdienst bei Herrn Gadow: (idealerweise VW 9-Sitzer)

https://www.hu-berlin.de/service/zisneu?ifab_modus=detailansicht&ifab_pid=3759

• von der Geographie nicht mehr für FS-Fahrten angeboten
• oder von der Physik bei Fau Fahnauer (anrufen!!)

https://www.physik.hu-berlin.de/de/institut/werkstaetten

Zu beachten: Die Physik verlangt einen Dienstreiseantrag, um die Herausgabe ihres Autos genehmigen zu können. Diesen gibt es als Formblatt online. Auf dem Antrag werden die zu ersetzenden Kosten mit 0 EUR angegeben (da die Fachschaft hierfür verantwortlich ist). Zudem muss verbindlich ein Fahrer (HU-Angestellter!) eingetragen werden, der für das Auto und den Transport zuständig ist. Das ganze wird dann vom Institutsdirektor (aktuell Prof. Schweikardt) (und von Frau Kerber?) unterschrieben werden (Am besten beide vorher darauf ansprechen). Anmerkung: Ein vorbereitetes Formular gibt es auf Anfrage von der Orga.

Step 3: Infos online bringen

Wiki

• Seite vom letzten Jahr als Vorlage nehmen, kopieren
• Weiterleitungsseite umleiten
• Liste angefahrener Ziele updaten
• Zugverbindung, Fahrtziel usw. angeben ... schön präsentieren

Anmeldung

• https://fsfahrt.fachschaft.informatik.hu-berlin.de
• neues Event anlegen und einrichten

Step 4: Formalien

• Fachschaftsbeschluss!!
  • z.B. "Die Fachschaft möge beschließen, die Fachschaftsfahrt mit maximal 42,--€ pro Person und maximal 1750,--€ insgesamt zu fördern."
  • die Summe sollte im Voraus mit den Finanzlern besprochen werden
• Ggf. mit RefRat schon mal absprechen
• Listen ausdrucken (Mitfahrer, Unterschriftenliste für Rückerstattung, ...)
  • siehe Anmeldesystem -> Export
• Einkaufsliste planen - Gesamtkosten approximieren (aufgerundeten Betrag ankündigen und einsammeln)!!
• Falls das letzte Stück zur Herberge mit Bus ist - beim Busunternehmen anmelden
  • es gab schon öfter Probleme damit. Idealerweise mehrfach anrufen oder schriftliche Bestätigung anfordern.
• Rettungszettel für Ansagen erstellen
• Infozettel mit wichtigen Punkten erstellen, ausdrucken, mitnehmen und in der Herberge aufhängen (Wann ist was? (konkrete Uhrzeiten angeben!!), Wer sind die Ansprechpartner usw.)
• Mordaufträge für Mörderspiel vorbereiten (unbedingt vor der Fahrt!!)
  • schneiden, einmal in der Mitte falten, sodass der Mördername oben rausguckt
  • nach Namen sortieren, ~3 Pakete machen und fest zusammenbinden
  • ggf. mehrere Kreise erstellen und eine Kreisleitung festlegen, die für diesen zuständig ist

Step 5: Werbung machen

• zur Erstsemestereinführung
• bei den Erstsemestertutorien
• per Mail
• vor den ersten großen Vorlesungen

Hinweis: Lieber etwas öfter sagen. Erstis stehen vor einer großen Wand vor Infos am Anfang und da fällt die Fahrt schnell unter den Tisch

Step 6: Anreisetag

Einkaufen

• Einkauf kann leider nicht bei Kaufland vorbestellt werden
• Einkaufen ist zeitaufwendig (~1.5h)
• genügend Helfer (mind. 4!!) mitnehmen (Einkaufvolumen nicht unterschätzen!!)
  • für die Helfer jeweils einen Zettel erstellen, was geholt werden soll
• Getränke (Cola, Fanta, Mate, Bier), Knabberzeug (nicht unterschätzen, wie viel gegessen wird), ...
• Kleinzeug nicht vergessen (Papierwischtücher, Pappbecher, Pappschalen [für Chips], ...)

Zettelei

• Alle Listen auslegen, Zettel für das Mörderspiel austeilen, Infozettel aufhängen
  • Leute beim Austeilen der Mordaufträge für das Mörderspiel die Listen ausfüllen lassen
  • deutlich machen, dass die Zettel ordentlich auszufüllen sind (müssen an RefRat/Herberge geschickt werden) und fehlende Einträge bedeuten, dass es kein Geld zurück gibt!
  • wenn Leute ihre Kontodaten nicht wissen, sollten sie das auf dem Zettel vermerken ("Ich melde mich nochmal.")
• Zimmerliste ausfüllen
  • verfügbare Zimmer eintragen inkl. Bettenzahl
  • klären, welche Ansprechparter (Orga, Ersthelfer etc.) wo zu finden sind

Abfahrt

• vorzeitig losfahren
  • Stau oder andere Verzögerungen einplanen
• Treffpunkt auf halbem Weg vereinbaren (z.B. letzter Umsteigebahnhof)
  • dort Helfer haben zum Sammeln der Gruppe (Telefonnummern!!)
  • zum Treffpunkt fahren, gucken wer alles da ist, wer fehlt,...
  • ggf. Gepäck einsammeln
• mit dem Auto vor der Gruppe da sein, Formalien mit der Herberge klären
• Spiele einpacken

Step 7: Nachbereitung

Sollte sich nun von allein ergeben ;)

• Rechnungen begleichen
• Rückerstattung beim RefRat beantragen
• alles zusammenrechnen, Rücküberweisungen durchführen
• Nachbesprechung beim FS-Treffen
  • Wiki überarbeiten, damit folgende Generationen aus "Fehlern" lernen können

Sonstiges

Helfer sind wichtig!

• für Radfahrer
• für Bus-/Bahnfahrer (inkl. restlicher Fußweg zur Herberge)
• für Auto (inkl. Einkaufen und ggf. Fahrradservice)
• über das Wochenende als Ansprechpartner
• Ersthelfer
• beim Grillen und Aufräumen

Herbergsausweise vom RefRat

• Jugendherbergen
  • Ohne Herbergsausweis kommt man nicht rein
  • Ausweise gibt es bei
    • Geographie: Frau Doris Schwedler https://www.geographie.hu-berlin.de/Members/schwedler_doris
    • RefRat: Beim FaKo-RefRat https://www.refrat.de/fako.html
• KiEZ-Karte
  • gibt sehr guten Rabatt (jede 16. Person 4 free)
• Rechtzeitig um die Karten kümmern
  • gab schon oft Komplikationen
  • meist reicht eine Kopie, die kann schon sehr frühzeitig organisiert werden
  • wenn Kopie, mit Herberge absprechen

Einkauf planen

ToDo: Daten der vergangenen Jahre in Referenzstatistik übernehmen

Hier als grobe Richtlinie grobe Einkaufslisten von früheren Fahrten:

• Fahrt 2012
  • ~50 Mitfahrer
  • erster Abend:
    • Mate (3 Kästen), Chips (10 Tüten), Flips (5 Tüten),Salzstangen (5 Tüten), Bier (versch. Sorten, 5 Kästen + 3 Kästen Sternburg), Cola (2 Sixer), Fanta (2 Sixer), Mixcola (2 Sixer), Wasser ( 2-3 Sixer), Gummitiere (5 Tüten)
• Fahrt 2015
  • ~80 Mitfahrer
  • club mate (6 kästen), miomate (8 Kästen), bier (15 kästen), cola (6 sixer), "fanta" (4 sixer), mixcola (4 sixer), wasser (5 sprudel, 2 still), chips (15 tüten), flips (15 tüten), salzstangen (15 tüten), gummitiere (30 tüten)
  • hat ganz gut gereicht. Bier war knapp, aber andere bringen meist auch was mit
• wichtig auch Becher (200 Stück) und Pappteller (30x) + Plastebesteck (50x)
  • vorhandene Ressourcen klar kommunizieren
  • Leute sind verschwenderisch. Idealerweise Becher beschriften lassen, damit die Leute an "ihren" Bechern festhalten
  • evtl. Plastikbesteck für Mittagessen mitnehmen (Gabeln und Löffel) - einige haben nichts mit

Planung der Teilnehmerzahl

• Leute dazu motivieren, sich auf die Warteliste zu schreiben, da Plätze wieder frei werden können
• viele treten (kurz) vor der Fahrt zurück
• ggf Fahrt etwas überbuchen (z.B. bei 80 Leuten, erstmal 90 zulassen)
  • Notfalls muss aber genug Platz in der Herberge sein
• oft ist Sorge um Übungsaufgaben der Grund
  • klare Kommunikation, dass auf der Fahrt Aufgaben gelöst werden

Achtung: Alkohol

• klare Kommunikation, dass (mindestens) der erste Abend ruhig angegangen wird
  • Samstags sollen die Köpfe klar sein zum Aufgaben lösen
• wer eigene Getränke hat, sollte nicht vom Allgemeingut zehren und sein eigenes einbehalten

ALLES durchplanen!!

Auch wenn es überflüssig scheint, ist es sehr sinnvoll selbst kleine Details vorzuplanen und Listen anzufertigen. Dies spart später Stress und es wird nichts vergessen. Hier eine Liste an (unsortierten) Hinweisen, die aus jahrelanger Erfahrung beachtet werden sollten.

• übertrieben viele Müllbeutel aufhängen (im und ggf. außerhalb des Hauses)
• gesonderte Beutel für Glas und Plaste/Dosenpfand aufhängen (mit Zettel dran)
  • diese so hängen, dass die nicht neben "normalem" Müllbeutel hängen (Verwechslungsgefahr!)
• leere Kästen im Haus verteilen
• Leute schmeißen überall Müll hin -> deutlich klarmachen, dass Becher wiederbenutzt werden sollen und Müll in die Müllsäcke kommt
• Besen, Kehrschaufeln, Lappen und Eimer parat haben (i.d.R. von der Herberge, aber wissen wo es ist und offen für alle hinstellen)
• Getränke/Knabberzeug Ressourcen offen kommunizieren und warum nicht gleich alles auf einmal rausgestellt wird
• Raumplan von Herberge anfordern
  • im Voraus Zimmerliste vorbereiten mit den Nummern und Anzahl Betten
  • Zimmerliste gedruckt mitbringen und Leute Zimmergruppenweise ins Haus lassen (gleich mit Schlüssel und Verantwortlichem) (nur, wenn jedes Zimmer einen Schlüssel hat - andernfalls entfällt dieser Punkt)
• genügend Aufsichtspersonen und Helfer
• Große Ansage am Anfang der Fahrt
  • Alle angesprochenen Punkte aufhängen
  • Liste dazu mit "Updates", damit jeder gucken kann, ob es was neues wichtiges gibt
  • Vorschlag: Raumverantwortliche müssen zum Abendbrot und Frühstück kommen, falls Ansagen nötig (trifft wieder nur zu, wenn jedes Zimmer einen Schlüssel hat)
• Kommunizieren, dass wenn jemand zusätzliche Ressourcen für Aktivitäten benötigt, dies der Orga bekannt ist
  • Grund: 2015 hat jemand Bierpong mitgebracht, wo Unmengen and Bechern, Wischtüchern und Getränken verbraucht wurden
• Küchentücher einkaufen (8 Rollen mindenstens)
• Kochplatte, Topf, Wasserkocher einpacken
• Spiele aus der Fachschaft einpacken
• proaktiv planen, Leute auf dem Laufenden halten
  • falls was passiert, müssen andere einspringen können
  • Mitfahrer müssen wissen, was sie erwartet - vor allem dürfen sie die Fahrt nicht vergessen
• frühzeitig Geld eintreiben, persönlich mahnen
• Rollen der Orgamitglieder klar halten
  • Fehlkomminikation fatal, wenn jemand denkt, ein anderer kümmert sich
  • Bedeutung der Helfer kommunizieren (z.B. wenn jemand meint er komme zum Einkaufen, dann deutlich sagen, dass man sich drauf verlässt)

Weitere Ressourcen

Orga Wikis von Fahren:

• Orga 2013
• Orga 2015

Weitere Links:

• Infoseite der Fahrt 2017
• Allgemeines
• Ziele von Fahrten
• Wiki zum Anmeldesystem
• Rettungszettel für Ansagen